Деловая переписка основные правила

admin

14 правил этикета деловой электронной переписки

Средний офисный служащий тратит около четверти рабочего времени на просмотр и отсылку электронных писем. Но, несмотря на то, что такой способ ведения дел сейчас встречается повсеместно, многие специалисты по-прежнему не знают, как грамотно использовать электронную почту.

А чем больше писем получается и отправляется, тем больше возможность допустить в важном сообщении постыдную ошибку, которая может иметь серьезные профессиональные последствия. Барбара Пэчтер – специалист по деловому этикету и коммуникациям, в своей книге «Основы делового этикета» затрагивает и вопросы правильного пользования электронной почтой. Ниже приведены самые необходимые правила, обозначенные в книге.

  • Четко и кратко пишите тему письма
  • Примеры удачных заглавий: «Дата встречи изменена», «Вопросы по вашей презентации», «Дополнения к деловому предложению». Люди часто решают, читать ли письмо, основываясь на его теме. Чем больше корреспонденции, тем велика вероятность, что ваше письмо с важной информацией может затеряться. Четко и грамотно обозначенная тема позволит привлечь внимание адресата.

  • Используйте официальный почтовый ящик
  • В больших компаниях, как правило, существуют собственное доменное имя и сервер для создания почтовых ящиков сотрудников. В таких случаях речь об использовании личной почты для деловой переписки не идет. В других случаях, у вас всегда должен быть почтовый адрес с вашим именем, чтобы получатель знал, от кого пришло сообщение. Несерьезным и безответственным шагом будет использование для работы почтовых ящиков типа babygirl@. или geka2005@.

  • Дважды подумайте, прежде чем нажать на кнопку «Ответить всем»
  • Никому не хочется читать письма от тех, кто не имеет с ним ничего общего. А звуковые уведомления на смартфонах и всплывающие окна на экране очень отвлекают от работы и раздражают. В случае, если вы получили письмо из массовой рассылки (это может быть письмо от начальника нескольким работникам, или рассылка из организации своим клиентам) убедитесь, что ваш ответ важен всем адресатам.

  • Используйте формальные обращения
  • Независимо от того, как близко вы знакомы с адресатом и насколько тесно общаетесь в реальности, во время деловой переписки лучше избегать неформальных разговорных приветствий и обращений. «Приветики», «Серега», «обмозгуем с парнями», — подобные выражения лучше оставлять за пределами офиса. Исключение может быть в случае, если адресат, например, сам попросил вас обращаться к нему коротким именем.

  • С умом пользуйтесь восклицательными знаками
  • Такой знак препинание, как восклицательный знак, в деловой переписки лучше использовать только в случае крайней необходимости. Например, чтобы показать свое крайнее волнение или акцентировать внимание на каком-либо пункте. В противном случае, чрезмерное использование «восклицаний» может сложить о вас впечатление, как о слишком эмоциональном или незрелом человеке.

  • Будьте осторожны с юмором
  • Проблема очевидна – вас могут не понять или посчитать несерьезным ваш деловой настрой. Конечно, иногда «щепотка» юмора не помешает и в формальной беседе, но если вы плохо знакомы с адресатом, или просто сомневаетесь, стоит ли писать шутку – не юморите!

  • Разные культуры – разные правила
  • Непонимание может легко случиться из-за культурных различий, особенно во время переписки, когда нет возможности видеть жесты и мимику и слышать интонацию. Если по роду деятельности вам приходится общаться с представителями разных национальностей, то стоит потратить время и изучить тонкости делового этикета их культур. Так, высококонтекстные культуры (китайская японская, арабская) предполагают длительное изучение человека и бизнеса, прежде чем заключать сделку. Представители же низкоконтекстных культур (американской, немецкой, скандинавской) предпочитают быстрее добиваться результатов.

  • Старайтесь отвечать на каждое письмо
  • При активной переписке, когда вы получаете и отправляете за день множество писем, отвечать на каждое сообщение тяжело. Но стоит уделить внимание, даже если письмо ошибочно отправлено вам, особенно если получатель ожидает ответа. Много времени это не займет, зато послужит примером уважительного отношения и хороших манер. Такой поступок сослужит вам хорошую службу, если ошибившийся отправитель работает с вами в одной компании или отрасли.

  • Проверяйте каждое сообщение
  • Поверьте, ваша неграмотность не останется незамеченной. И именно по ним о вас будут составлять мнение. Не полагайтесь только на автоматическую проверку орфографии. Поэтому читайте и перечитывайте сообщение перед отправкой несколько раз, лучше вслух.

  • Пишите адрес получателя в последнюю очередь
  • Наверняка вы хотя бы раз сталкивались с тем, что вам приходило или вы сами отправляли незаконченное сообщение. Даже если вы отвечаете на письмо, удалите адрес получателя и вставьте его только тогда, когда текст сообщения будет написан и прикреплены все необходимые документы.

  • Проверяйте адрес
  • При вводе имени из адресной книги легко ошибиться. Особенно если в контактах множество имен. Поэтому дважды проверьте правильность адреса получателя.

  • Пользуйтесь классическим шрифтом
  • Если вы не комик и не дизайнер шрифтов, то лучше использовать общепринятые размеры, цвета и виды шрифтов. В деловой переписке главное, чтобы сообщение было легким и удобным для прочтения (как по смыслу, так и визуально). Стандартные настройки выглядят так: шрифт Arial, Calibri или Times New Roman; кегль (размер) 10 или 12; цвет черный.

  • Следите за тоном
  • На первый взгляд простое и безобидное предложение другой человек может воспринять болезненно. Особенно во время переписки, где нет других выразительных форм кроме слов. Чтобы избежать недоразумений, перед отправкой вслух прочитайте сообщение – в звуковой форме резкие высказывания будут быстрее выявлены. А для достижения наибольшей эффективности, лучше вовсе отказаться от однозначно негативных выражений («пренебречь», «не так», «провал»), и всегда использовать «пожалуйста» и «спасибо».

  • Помните – ничто не является конфиденциальным
  • Во время личной или деловой переписки задумывались ли вы, что ваши сообщения могут прочитать сторонние лица? Если вы не страдаете манией преследования, то вряд ли эта мысль часто возникает. Но правда в том, что в век компьютерных технологий взломать переписку может любой начинающий хакер. Поэтому лучше не писать того, что может скомпрометировать вас или другого человека.

    d-kb.ru

    Игнатьева
    Елена Сергеевна

    +7 (985) 247-18-38

    Правила ведения деловой переписки

    Достаточно часто первый контакт в деловом мире начинается с письменных коммуникаций – деловых писем. Но если оно будет написано без соблюдения правил этикета делового письма, то едва зародившиеся контакты могут прерваться, и вы потеряете клиента или делового партнера. Поэтому, наверное, не придется никого убеждать, насколько важно уметь писать деловые письма, которые помогут составить благоприятное впечатление о вас лично и о вашей компании в целом.

    Основные правила деловой переписки. Современные формы переписки сложились более 150 лет назад. Принято считать, что их родина – Англия, где впервые были введены правила составления деловой корреспонденции.

    Общие правила ведения переписки

    1. Перед тем как начать составлять письма деловому партнеру, стоит для себя уяснить следующие моменты:

    — вид письма (сопроводительное, письмо-заказ, письмо-извещение, письмо-напоминание, письмо-презентация, письмо-отказ, гарантийное письмо и т.д.);

    — предполагается ли ответ на ваше письмо (существуют условия, когда получение ответа на письмо не предполагается, например, письмо-презентация);

    — будет ли содержание письма однозначно понятно вашему адресату, не оставит ли оно каких-то неясностей относительно вопроса переписки;

    — уверены ли вы, что письмо, отправленное почтой, придет в срок (если нет, то лучше воспользоваться телефаксом, услугами службы DHL или отправить письмо через Интернет).

    2. Тон письма всегда должен оставаться корректным.

    3. Необходимо тщательно отбирать лексику, избегая неточностей, двусмысленности, излишнего употребления профессиональных слов. Текст письма должен быть прост для понимания.

    4. Деловое письмо следует писать только на бланке организации, от имени которой вы выступаете. Так как внешний вид фирменного бланка – это своеобразная визитная карточка вашей компании, то к оформлению официального бланка следует относиться с особой тщательностью. Чем официальнее бланк письма – тем официальнее должен быть тон письма.

    5. Содержание письма по смыслу разделяют на абзацы. Абзацы не должны быть слишком громоздкими, иначе даже один вид письма вызовет у респондента скуку. Чтобы этого избежать, лучше следовать правилу: первый и последний абзац должны содержать не более четырех машинописных строк, а все остальные – не более восьми.

    При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Microsoft Word (программный продукт корпорации Microsoft Corporation) с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером № 12, 13, 14 через 1-2 интервала.

    При оформлении делового письма номера страниц проставляют внизу с правой стороны страницы, а при оформлении других деловых документов — посередине верхнего поля листа.

    Текст самого письма рекомендуется печатать в бланках формата А4 через 1,5-2 межстрочных интервала, на бланках формата А5 и менее – через один межстрочный интервал. Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из несколько строк, печатаются через один межстрочный интервал.

    На письменный запрос следует отвечать в течение 10 дней после получения.

    На послания, полученные по факсу и электронной почте, следует отвечать в течение 48 часов, не считая выходных

    Правила оформление делового письма в России

    Автор считает целесообразным познакомить читателя с правилами составления деловых писем не только применительно к международной практике, но и к российской действительности.

    ГОСТ установлено два стандартных формата бланков документов – А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и не на нём, должен иметь поля не менее 20 мм — левое; 10 мм — правое; 20 мм — верхнее; 20 мм — нижнее.

    Данные требования к оформлению документов закреплены российским законодательством, но автор рекомендует использовать их и при составлении делового письма зарубежному партнеру.

    В зависимости от степени близости с вашим корреспондентом обращение может начинаться со слов «Уважаемый + фамилия (имя, отчество)» или «Дорогой + имя и отчество (имя)». Такие слова, как «уважаемый», «господин», «госпожа», «заместитель директора», «начальник отдела» и т.д. сокращать ни в коем случае нельзя. Иначе получатель вправе думать, что вы на самом деле не очень-то уважаете его. А заканчивать письмо следует словами благодарности за сотрудничество. И затем перед вашей подписью ставится выражение: «С уважением, …» или «Искренне Ваш. ».

    В официальных письмах недопустимо обращение на «ты», даже если в жизни вы с этим человеком находитесь не только в деловых, но и в дружеских отношениях.

    Обычно деловое или служебное письмо состоит из нескольких типовых структурных элементов:

    1. Область заголовка .
    В этой части письма слева размещается угловой штамп организации с указанием наименования организации, ее почтовых и других реквизитов, а также регистрационный номер и дата регистрации письма как исходящего документа. Если служебное письмо является письмом-ответом, то здесь же указывается, на какой документ отвечает данное письмо.
    В правой части заголовка размещаются реквизиты адресата.

    Ниже углового штампа размещается заголовок к тексту документа. Языковая конструкция заголовка может иметь вид:

    ü предлог «О» + сущ. в предложном падеже: «О поставке автомобилей»;

    ü по вопросу «О» + сущ. в предложном падеже: «По вопросу о поставке запчастей»;

    ü касательно + сущ. в родительном падеже: «Касательно заказа на поставку» и т. п.

    2. Собственно текст письма . Основные особенности оформления текста письма состоят в следующем.

    ü Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

    ü Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д.

    Структура делового письма

    1. Наименование организации-отправителя.

    2. Указание на ссылку. В ней могут быть даны инициалы составителя письма или машинистки, цифровые или буквенные обозначения фирмы, отдела и т.д.

    3. Дата написания письма.

    4. Адрес получателя письма.

    5. Указание на конкретное лицо.

    6. Вступительное обращение

    7. Указание на общее содержание письма, т.е. тема письма.

    8. Основной текст письма.

    9. Заключительная формула вежливости.

    11. Указание на приложение.

    12. Указание на рассылку копий.

    При оформлении делового письма российскому партнеру стоит помнить еще несколько правил.

    Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

    Генеральному директору
    ОАО «Альфа Бизнес»
    В.А. Прохоров

    АО «Бета Холдинг»
    Главному бухгалтеру
    В.М. Иванов

    В случае если вы ставите сокращения «г-ну», «г-же», то вначале пишется фамилия респондента, после и инициалы.

    Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

    При направлении письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

    При направлении документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес

    Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

    Приложение: на 5 л. в 2 экз.

    Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:


    Приложение:


    1. Положение о Корпоративной этике на 5 л. в 1 экз.
    2. Правила аттестации персонала на 7 л. в 2 экз.

    Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

    Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

    Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

    В состав реквизита «Подпись» входят наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное — на документе, оформленном на официальном бланке компании); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

    Вице-президент Ассоциации региональных предприятий

    ignatyeva.ru

    Деловая профессиональная переписка: основы и правила

    В условиях современного мира деловой контакт нередко берет свое начало с деловой переписки – письменной формы делового взаимодействия, которая включает любой вид корреспонденции (письмо, сообщение и т. д.), которая направляется любым официальным лицом от его имени и в силу занимаемой им должности.

    Важным аспектом является соблюдение определенных норм этикета. В противном случае, установившиеся связи могут оборваться, а клиент или деловой партнер будут потеряны. Грамотно оформленная деловая переписка способствует максимально благоприятному впечатлению о вас или компании.

    Владение магией букв актуально для каждого человека. Допустим, при поиске новой работы: составлению и отправлению резюме, тестовых заданий, сопроводительных писем, дополнительных данных о себе, согласования времени встречи.

    Интересно, что правила деловой переписки, существующие сегодня, сложились около 150 лет назад в Англии.

    Виды деловых писем

    Чтобы определиться с тем, как составить письмо, нужно знать различия между его видами. Это поможет определиться с темой послания и правильным его оформлением. Это поможет не выглядеть глупо в глазах важного оппонента.

    По структуре оформления различают:

    Сюда относятся письма-отказы, претензии, оправдания, признания. Все, что сотрудник использует в ходе своей профессиональной деятельности.

    Важная разновидность письма. Благодаря ей подводят итоги встречи, формируют договоренности, обозначают время исполнения задач, убеждаются в правильности понимания договора обеими сторонами.

    Правила делового письма

    То, каким образом позволяют себе изъясняться блоггеры – не ваш вариант. Нет оправдания ошибкам и опечаткам. Нельзя утешать себя сложностями с изучением языка еще с детских лет. Необходимо быть максимально требовательным к себе. В противном случае, это составляет неблагоприятную картину о вашей личности и образованности.

    Особенность деловой переписки состоит в том, что ошибки в написании слов профессиональной сферы считаются показателем некомпетентности человека в выбранной сфере.

    1. Откажитесь от использования слов, точное определение которых вы не знаете. В крайнем случае – проверяйте их значения по словарям.
    2. Избегайте использования специфической терминологии. Некоторые слова могут быть незнакомы собеседнику и ошибочно им истолкованы. Этикет деловой переписки подразумевает в таких случаях давать объяснение терминам и аббревиатурам.
    3. Пишите короткими предложениями. Длина и витиеватость конструкций уместна при написании романа, а не при деловых переговорах.
    4. Предварительно набирайте сообщение не в теле письма, а в документе на компьютере или интернет-редакторе. Положительным аспектом является автоматическая проверка орфографии и пунктуации текста. Также это исключает случайное преждевременное отправление письма адресату или его потерю из-за закрытия браузера или потери интернета. Работая в Microsoft word, используйте автосохранения материала через определенные промежутки времени.
    5. Следует избегать набора сообщения на телефоне или планшете. Существует риск неуместного автоисправления.
    6. Проверяйте перед отправкой на ошибки и логичность построения текста. Набранный текст рекомендуется вновь перепроверить через час, временно переключившись на другие дела и забыв о его написании. Это поможет взглянуть на текст с другой стороны, видя все неточности.

    Оформление делового письма

    Необходимо особое внимание к деталям при оформлении и ведении переписки. Также это говорит об уважении к оппоненту, позволяет сэкономить время, которое может быть потрачено на переделывание материала.

    Не стоит пренебрегать такими аспектами:

  • Корректное заполнение темы письма
  • Если это первое сообщение, заголовок может быть ярким. Однако если общение с оппонентом уже существует, тему письма следует обозначить коротко и лаконично. Это основы общения. Они помогают отыскать сообщение через время, чтобы перечитать, будет легко и отправителю и получателю.

    В отправленном сообщении могут содержаться вопросы, на которые вы должны дать ответ. Имеет смысл отвечать на них, цитируя каждый в отдельности. При отправлении письма с несколькими пересылками стоит использовать нумерацию и разбивку текста на абзацы. Так собеседнику будет понятно, на какой вопрос вы даете ответ.

    Чрезмерное количество цепочек цитирования создает ощущение хаоса в сообщениях. Однако если есть необходимость вернуться к ранее отправленным сообщениям или напомнить собеседнику о чем-то, это стоит сделать. В частности, если дело касается бюджета, пакета услуг, времени.

  • Учитывать всю полученную информацию
  • При составлении письма необходимо кратко комментировать все прикрепленные вами или собеседником документы. Так получателю будет сразу ясно, какое содержимое файлов его ожидает.

  • Собственная подпись – аналогия визитке
  • Деловая переписка допускает наличие подписи. Ее можно сделать автоматической, тогда она будет присутствовать в каждом отправленном письме. Как составить информативную подпись? Используйте имя и фамилию, актуальную на данный момент должность, рабочие контакты и логотип компании.

    Например: «С уважением, Иван Иванов, менеджер ваших проектов, номер телефона или любые другие мессенджеры». Или «Best regards, Ivan Ivanov … ».

    Также подпись может быть броской и креативной, свидетельствуя об особой связи с компанией или делом. Например, сотрудники сети книжной индустрии могут использовать фразу «Сейчас я читаю…», вставляя название актуальных новинок. Но такие вещи лучше согласовать с начальством.

    Правила деловой переписки подразумевают отображение почтового адреса. Лучше если он будет сугубо рабочим. Там может отображаться название компании, должность, имя или фамилия, но никак не год рождения или игривые прозвища/слова. Лучше продумать правильное название адреса на много лет, если планируете оставить его даже при смене деятельности или должности.

    В ведении документации чаще всего используют шрифт Times New Roman размера 12 для таблиц или 14 для текста. 1,5-2 интервала. Это негласные основы.

    Стиль делового общения

    Деловая переписка подразумевает тонкое балансирование на грани. Приятельское общение тут неуместно, но и подчеркнуто суровое не подходит.

    Уменьшительно-ласкательные слова, сленговые выражения будут неуместны.

    Осторожное использование смайликов или отказ от них. Первый контакт не допускает их наличие в принципе. В дальнейшем скобочки могут присутствовать, но исключительно положительные, в умеренном количестве. Милости и юмор недопустимы в данном стиле общения. Недопустима такая форма, если вы находитесь в подчинении у собеседника.

  • Приветствие по имени и отчеству
  • Правила ведения деловой переписки подразумевают уважительное отношение к собеседнику, внимание и интерес к его персоне. Это повышает интерес оппонента к вам, увеличивает шанс на его снисходительность. Желательно знать заранее, как зовут человека, к которому вы обращаетесь, а также его предпочтения по обращению.

  • Ответ в течение двух суток
  • Корректным является отправление ответа на сообщение в течение нескольких рабочих дней. Иначе это считается неуважением. Если письмо было отправлено перед выходными или отпуском, на него можно не отвечать, если оно несрочное. В ином случае необходимо предупредить собеседника о временном отсутствии вашего ответа или кратко отписаться по поводу содержимого письма.

    Постоянно спрашивать о чем-то, просить подтверждения покажет вас в не лучшем свете. Если требуется подтверждение от собеседника, можно ему напомнить о необходимости ответа через трое суток. Если дело срочное, лучше это упомянуть изначально в вашем первом сообщении.

    Этикет деловой переписки часто допускает обращение к оппоненту так, как делает это он. Это повышает возможность взаимопонимания, общения на одном уровне. Следите за тем, какие термины, стиль общения, обращения использует ваш собеседник.

    • Поздравление с праздниками
    • Если общение происходит около или во время официальных праздников, стоит поздравить собеседника. Таковы правила деловой переписки. Также полезно знать, когда у оппонента день рождения.

      Элементарной вежливостью будут слова благодарности в ответ на поздравление, приглашение, объяснение.

      Учитывая все вышеперечисленные особенности, наладить контакт с собеседником и составить благоприятное мнение о себе не составит труда.

      Важность правил делового письма

      По сути, любое отправленное письмо – визитная карточка, отображение выбранной нами деловой позиции. Чтобы она выглядела достойно, вселяла уважение и доверие, а переговорам сопутствовал комфорт и эффективность решения задач, знание правил хорошего тона и их постоянное соблюдение – непоколебимый залог успеха.

      Касательно любой переписки, в интернете или в письмах, действуют такие же строгие нормы, как и при общении по телефону, личных переговорах. Принципы, на которых построено взаимодействие:

    • взаимоуважение оппонентов к личности и деловой позиции другого человека;
    • внимание к деловым интересам оппонента;
    • соблюдение конфиденциальности;
    • пунктуальность в решении важных задач.
    • Деловая переписка необходима, так как:

    • при отправлении письма нет ответа, даже если он подразумевался;
    • письма теряются в потоке ненужной информации и сотрудники постоянно созваниваются, прося проверить почту;
    • после прочтения электронного сообщения совершенно непонятно, что нужно от вас;
    • из-за изобилия подробностей и хаоса информации в сообщениях мысли путаются, а сложный вопрос так и не решается.
    • Можно сэкономить множество свободного времени, если внедрить общие правила ведения деловой переписки. Это поможет избежать вышеизложенных проблем.

      headlife.ru

      Деловая переписка: язык, этикет, правила и особенности

      Никогда нельзя недооценивать деловую переписку. Наряду с деловым разговором она способна стать хорошим подспорьем в карьере. Или наоборот, испортить партнерские отношения. Причем успех сделки или приобретение союзников могут зависеть от одного слова. Деловой имидж базируется на умении грамотно вести переписку.

      Хороший оратор необязательно будет хорошим писателем. Даже если бизнесмен способен с полуслова завоевать доверие конкурентов, разговорить любого партнера, если он блестяще проводит совещания и деловые беседы , то написанные документы могут быть сухими и блеклыми. Многие люди просто часами сидят над чистым листом, не знают, с чего нужно начинать. Деловая переписка – это набор правил и средств, которые нужно знать, чтобы грамотно составлять любые документы.

      Язык деловой переписки

      Основная особенность письменной речи – это использование и постоянное повторение единообразных речевых средств. В официальной переписке часто встречаются штампы. Они позволяют точнее выразить мысль , исключают различные трактовки текста, делают его более лаконичным. Для написания документа или письма можно использовать только этот набор клише. Стандартные фразы уже многие десятилетия применяются в письменной речи, поэтому любой человек сможет с легкостью составить текст. Вам не придется долго подбирать формулировки, ведь они все будут под рукой. Документы с использованием фраз-штампов пишутся за считанные минуты и не требуют особых усилий.

      Деловая переписка не приемлет излишней эмоциональности в изложении. Для нее характерен нейтральный тон. Вместо эмоциональных средств оценки применяются логические. В документах нельзя использовать диалектизмы или просторечные выражения. Также табу накладывается на междометия или слова с суффиксами субъективной оценки (уменьшительно-ласкательными, например). Модальные слова тоже нежелательно использовать в официальной речи. При написании текста необходимо ориентироваться на факты, а не на эмоциональную составляющую. Документ должен следовать четкой логике изложения.

      Смысловая точность – это не простое правило, это важное условие, обеспечивающее практическую ценность документа. Логичность изложения также выступает в качестве правовой составляющей. Если подобрать слово, которое двояко будет трактовать содержание, то смысл может сильно измениться. Весь текст при этом приобретет нежелательную тональность.

      В деловой переписке важную роль играет не только построение фраз, но и фактическая составляющая. Каждое суждение, каждая мысль, высказанная в документе, должна быть подкреплена достаточным количеством фактов. Сами факты не должны быть однотипными или несущественными. При составлении документов необходимо тщательно подбирать информацию, проверять все данные, обращать внимание на их достоверность. Если все факты будут соответствовать этим параметрам, то читатель без труда уяснит смысл написанного, ему не потребуются дополнительные усилия или сведения для понимания.

      Более того, смысл большей части деловых документов в том, чтобы убедить читателя, донести до него свою точку зрения. Грамотная и убедительная аргументация является главным инструментом достижения этой цели. Проверенные данные, достаточное количество фактов и доказательств – это основные составляющие любого документа: письма, служебной записки или коммерческого предложения .

      Речевой этикет деловой переписки

      Как и общественный этикет, этикет делового общения – это набор правил, которые закрепились в социуме. Норма требует соблюдения этих правил при составлении документов, при письменном общении с коллегами и партнерами.

      На протяжении многих лет деловая переписка ассоциировалась с личной перепиской, поэтому в документах использовались глаголы первого лица. Затем письма стали приобретать общественный характер, и личные формы переписки перестали соотноситься с этим характером. Поэтому со временем словесные формулы, используемые в деловой переписке, стали трансформироваться.

      Объектами трансформации стали выражения словесной вежливости. Они начали выходить из деловой речи, уступая место устойчивым выражениям. Сегодня существуют специальные устойчивые формы, позволяющие выразить просьбу или отказ, напоминание или уведомление. Мы начнем объяснять особенности деловой переписки с употребления местоимений.

      При написании документов не применяется личное восприятие, так как передаваемая информация является стандартной. Интересы, высказываемые в деловой переписке, выражает не конкретный человек, а целая организация или предприятие. Все просьбы или прошения, описанные в документах, излагаются от первого лица множественного числа, а не от единственного числа. То есть, предполагается местоимение «мы», а не «я». Однако само местоимение «мы» не пишется. Общественный характер обращения выражается за счет использования формы глагола. Окончание глагола точно определяет тип изложения от первого лица множественного числа.

      Отдельное внимание уделяется залоговым формам. Использование страдательного залога является более предпочтительным. Например, фраза «Вы не выполнили обязательств, замена батарей отопления не произведена» выглядит слишком резко, будто пишущий обвиняет в этом конкретное лицо. Использование страдательного залога – «Обязательства, по замене батарей отопления, не были выполнены», позволяет обозначить сам факт невыполнения обязательств, а не несет в себе обвинение. Виновники подразумеваются, но конкретно не выделяются.

      Использование действительного залога целесообразно при выделении должностного лица, который является источником описываемых действий. Например, «юридическая служба разъясняет…» В этом случае предпочтительно использовать прямой порядок слов, а в качестве глагольной формы выбирать настоящее время.

      Использование страдательного залога связано с характером подаваемой информации. Если необходимо сделать акцент на действии, а не на исполнителе, то можно применять страдательные залоговые формы: письмо отправлено, заявка получена и т.д. Также страдательный залог уместен в предложениях, где объект очевиден. Например, «сроки работ уже определены».

      Более того, правила деловой переписки регламентируют выбор формы глагольного вида. Несовершенный вид используется для акцентирования внимания на нежелательном действии, которое постоянно повторяется. Например, «Работники постоянно нарушают правила безопасности». Совершенный вид может подчеркнуть законченность действия, например, «Сотрудники приступили к своим обязанностям».

      Хотя документы носят нейтральный оттенок, иногда необходимо внести дополнительные акценты. Для этого используются вводные слова и выражения. Часто вводные конструкции позволяют снять напряжение в тоне повествования. Например, фраза «Просим отправить документы, находящиеся в Вашем офисе» звучит слишком категорично. Если изменить предложение, добавить вводное слово: «Просим отправить документы, находящиеся, судя по всему, в Вашем офисе», то тон станет нейтральным, категоричность и напряжение пропадут. Следовательно, все предложение будет соответствовать нормам тактичности и вежливости.

      Другой пример демонстрирует придание уважительного тона документу. Фраза «Ваш запрос не может быть удовлетворен» существенно отличается от фразы «К сожалению, Ваш запрос не может быть удовлетворен». Второй вариант более приемлем для этикета деловой переписки. Так можно показать свое уважение, избежать излишней грубости.

      Также вводные конструкции делают текст менее сухим. Предложение «Просим направить, если это возможно, своего представителя в качестве эксперта для определения качества нашей продукции» будет соответствовать правилам делового этикета.

      Использование вводных слов и конструкций делают деловой текст менее сухим и категоричным. С их помощью можно продемонстрировать уважение к адресату, показать свою доброжелательность и деликатность. Это позволяет сохранить профессиональное самолюбие адресата.

      Особенности деловой переписки

      Чаще всего в документах и других официальных текстах используются формы слова «уважаемый». Если после обращения поставить запятую, то предложение будет трактоваться как нейтральное, будничное. Если поставить восклицательный знак, то он укажет на важность документа, на его значимость.

      При обращении к лицам одной профессии используется выражение «уважаемый коллега» (или «уважаемые коллеги», если речь идет о группе людей). Фраза «дорогие коллеги» чаще применима при написании официальных поздравлений, так как она несет эмоциональную окраску. В нейтральном обращении используется просто слово «коллеги».

      Не все деловые письма являются официальными документами. Правила деловой переписки регламентируют, что при написании текста личностного характера к человеку предпочтительно обращаться по имени-отчеству. Фамилия добавит официальности, сделает обращение более вежливым и формальным.

      Для выяснения отношений между партнерами или организациями составляются тексты, состоящие из двух частей. Первая часть обосновывает решение, вторая является заключением по этому решению. В зависимости от характера текста эти части могут располагаться в разном порядке. Психологически лучше перенести отрицательное решение в конец письма, начав с обоснования. Если решение положительное, то можно начать текст именно с него, а потом уже написать обоснование.

      При составлении документа с отрицательным решением стоит особое внимание уделить обоснованию. Максимально точное и развернутое обоснование поможет сделать документ более корректным, создать уважительный тон. Резкий отказ может повлиять на самооценку адресата, что часто плохо сказывается на дальнейших отношениях. Если разместить в начале документа подробное и развернутое обоснование, то сам отказ не будет восприниматься резко негативно.

      Правила деловой переписки не приемлют излишней эмоциональности в изложении. Документы и письма должны сохранять нейтральность повествования. Это позволяет сделать их более объективными. Нельзя использовать грубые выражения, демонстрировать свое неуважение или нетактичность к адресату. Также стоит избегать излишней вежливости. В деловой переписке не должно быть фраз вроде «не откажите в любезности». Лучше придерживаться сухого и строгого изложения, чем злоупотреблять вежливыми формами.

      Нейтральность и общественный характер деловой речи не означают, что собеседника не интересует, кто отправил ему деловую корреспонденцию. Язык деловой переписки регламентирует и правила подписания документов. Существует должностной порядок, который обязательно должен быть соблюден. Если письмо было подписано директором компании, то ответ на него также должен включать подпись директора или его заместителя. Если письмо подписано заместителем, то по этикету на него может ответить директор.

      Одна из основных тем, которой касаются при написании деловых писем – это просьбы. Вместе с просьбой необходимо составить и ее обоснование. Письма-просьбы пишутся по одной схеме с формами личного или коллективного заявления. Существует несколько вариантов изложения просьбы в деловом письме:

    • с использованием формы первого лица единственного числа (Прошу…);
    • с использованием формы первого лица множественного числа (Просим…);
    • с использованием формы третьего лица единственного числа (Организация просит…);
    • с использованием формы третьего лица множественного числа (Президент и совет директоров просят).
    • Этикет деловой переписки предполагает, что на письма необходимо давать ответы. Характер ответа зависит от характера письма-запроса.

      Если было получено письмо с просьбой, то ответ должен включать обоснование и решение, будет ли просьба удовлетворена или нет. Если было получено письмо с предложением, то ответ должен содержать решение, будет ли предложение принято или нет. Любое письмо-ответ будет включать ссылку на письмо-запрос. При составлении документа необходимо точно и последовательно излагать суть, соблюдать идентичность содержания.

      constructorus.ru

      Это интересно:

      • Отдел опеки по краснодарскому краю Отдел опеки по краснодарскому краю Граждан, обращающихся в Центральный отдел Управления Росреестра по Краснодарскому краю, нередко интересует вопрос: в каких случаях необходимо согласие органа опеки при отчуждение жилого помещения, в котором проживают находящиеся под опекой или […]
      • Закон о военнослужащих 76 фз статья 10 Статья 28.10. Исполнение дисциплинарных взысканий 1. Исполнение дисциплинарного взыскания должно быть начато до истечения срока давности привлечения к дисциплинарной ответственности. Если исполнение дисциплинарного взыскания в указанный срок не начато, то оно не исполняется. 2. […]
      • Заявление уфмс воронеж Отдел УФМС России по Воронежской области в Коминтерновском районе г. Воронежа Руководство Управления Начальник Викулина Ирина Викторовна Старший инспектор Филимонцева Лариса Петровна График работы по приему населения Прием: Понедельник: 18.00 - 19.45 Вторник: 14.00 - 16.00 Четверг: 14.00 […]
      • Закон как источники римского права 3. Источники римского права. Источники РЧП будут рассмотрены в порядке их хронологического появления. Исторически первым источником права как и любом раннеклассовом обществе был обычай. Обычай – это повторяющаяся и типичная в повседневном социальном поведении норма, которой […]
      • Правила моей кухни новая зеландия на русском Правила моей кухни 8 сезон Краткое описание "Правила моей кухни 8 сезон" Кулинарное шоу «Правило моей кухни» продолжает снимать сезон и набирать новых участников. Несколько команд будут между собой соревноваться, в одной команде участвуют два человека. Первом сезоне телешоу отобрали […]
      • Статья об административных правонарушениях несовершеннолетних Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 N 195-ФЗ ст 6.21 (ред. от 23.04.2018) Статья 6.21. Пропаганда нетрадиционных сексуальных отношений среди несовершеннолетних 2. Действия, предусмотренные частью 1 настоящей статьи, совершенные с применением […]
      • Оформить карту нова-банк Касса нова банк алматы кредиты Банк kassa nova | филиалы ул. Курмангазы 61 а, уг. Нурмакова, 156, уг. Толе би; пр-т алтынсарина, 27 уг. Частный займ в питере срочно займы срочно! Банки города алматы каталог банков казахстана. Все банки города алматы - 050057, г. Клочкова, 132 (ул - банк […]
      • Миром правят чувство Миром правят жажда власти, секс и чувство голода? Поделиться Для многих людей жизненный успех определяется местом, которое они занимают в «пищевой цепочке»: ты или хищник, и этим всё сказано, или травоядный. В природе всё подчинено праву сильного. Например, лев, пользуясь положением […]