Отчётные документы за проживание в квартире

admin

Документы за проживание

Всем командировочным предоставим отчетные документы за посуточное проживание в квартире!

Командировочное задание подразумевает сдачу отчетности о расходах на проживание в населенном пункте, в котором вы были в командировке. Только после этого бухгалтерия вашего предприятия сможет оплатить вам расходы на жильё, понесенные за период выполнения служебного задания.

Агенство МИР КВАРТИР поможет вам в оформлении и выдаст все необходимые отчетные документы, подтверждающие ваши расходы за проживание в гостиницах и съемных квартирах гостиничного типа, а также (при необходимости) договоры риэлтерских услуг по поиску вариантов 1-2-3-4 квартир.
Наша комиссия всего 10%.

Что представляют собой отчетные документы за проживание для командировочных?

Обычно это квитанция (счет) на оплату услуг проживания, которая представляет собой бланк строгой отчетности по форме 3-Г, в котором отражена следующая информация:

  • наименование документа, номер и дата его оформления;
  • данные о посетителе (Ф.И.О. с указанием страны проживания, паспортные данные, адрес прописки и дата заезда);
  • расчет стоимости проживания с выделенной НДС;
  • печать предприятия.
  • Вместе со счетом в бухгалтерию надо представить кассовый чек, который мы также вам выдадим. Он будет подтверждением затрат, которые ваша фирма должна будет вам возместить.

    Гостиничный счет формы 3-Г, 3-ГМ (бланк) — является бланком строгой отчетности. Заполняется при оформлении оплаты за бронь, проживание, а также за дополнительные платные услуги гостиницы. Счет выписывается в трех экземплярах: первый — выдается клиенту (проживающему), второй — сдается в бухгалтерию, третий хранится до выезда гостя в расчетной части гостиницы в специальной картотеке. В нем фиксируется оплата за весь период проживания. Оба экземпляра хранятся в контрольной картотеке до выезда гостя.

    Свяжитесь с нами

    по телефону 8 (922) 091 7111 или через форму обратной связи
    и мы подберем для Вас любой удобный вариант размещения

    Всем предоставляются отчетные документы (форма 3Г)

    mirkvartir89.ru

    Какие документы предоставляют для выплаты командировочных?

    Многие коммерческие и бюджетные предприятия используют такую форму выполнения служебных обязанностей, как командировки. Такая поездка по распоряжению руководства имеет определенный срок и оплату. Но для того чтобы выплата была произведена, все расходы (в том числе и на проживание) нужно подтвердить документально. Бумаги следует представить в бухгалтерию и оформить в соответствии с установленным порядком. Это основное правило для всех сотрудников, работающих на выезде.

    Существует несколько вариантов проживания сотрудников, находящихся в командировке. В основном это:

  • гостиница или мини-отель;
  • служебная квартира, принадлежащая предприятию;
  • временный найм жилья у собственника;
  • проживание у родственников.
  • Сотрудник имеет право самостоятельно решать, где он будет жить. Кроме ситуации, когда у предприятия существует служебное жилье в данном населенном пункте. Тогда руководство станет настаивать на проживании именно в этом помещении. И оплачивать, например, гостиничный номер, в большинстве случаев откажется.

    При проживании в гостинице в качестве доказательства произведенных выплат необходимо будет представить определенные документы. Отчет – это основа для ведения многих направлений в делопроизводстве. Такая бумага о командировочных расходах – основание для начисления компенсационных средств.

    Выезжая за пределы города в связи со служебной надобностью и по поручению руководителя, работник заранее обязан позаботиться о том, чтобы по возвращении все свои расходы можно было подтвердить документально. Изначально у командировочного сотрудника должно присутствовать в наличие специальное удостоверение:

    Как только служебная поездка будет окончена, и работник вернется на постоянное место работы, ему необходимо заполнить авансовый отчет:

    При оправданных перерасходах сотруднику будет выдана компенсация.

    Сняв номер, удобно решать дела по службе и дополнительно быть избавленным от бытовых проблем. Администрация гостиницы обязана представить итоговые документы для командировочных, подтверждающие факт проживания. Обычно это счет на оплату:

    По возвращении из командировки его прилагают к удостоверению и авансовому отчету. Счет должен содержать:

  • реквизиты гостиницы;
  • дату, номер;
  • данные проживающего по паспорту;
  • срок пребывания;
  • расчет стоимости за все время;
  • подпись администратора (любого другого ответственного лица);
  • печать отеля.
  • К счету обязательно прикладывают кассовый чек, свидетельствующий, что оплата была произведена в полном объеме. Именно чек является доказательством и основанием для начисления компенсации для бухгалтерии предприятия. Дополнительно указывают перечень и стоимость всех других оказанных в данной гостинице услуг.

    Важно помнить, что такие услуги, как телефонные звонки (в т. ч. междугородние/международные), питание, платная стоянка, проезды по городу, аренда автомобиля, оплачиваются только по предварительной письменной договоренности с руководством компании.

    В любой гостинице, независимо от ее принадлежности частному лицу или какой-либо организации, существует документооборот в рамках существующего законодательства. Основная деятельность отеля – оказание качественных услуг клиентам. Все они фиксируются документально, это дает возможность для устранения множества конфликтов и спорных вопросов. В зависимости от внутренних правил и устава внешний вид бланков может отличаться. Бумаги, которые проживающий запрашивает у администрации отеля, могут быть представлены в двух вариантах:

  • регистрационные документы;
  • бумаги внутреорганизационного порядка.
  • Ко вторым относят все, что подтверждает расходы клиенты на проживание и пользование иными услугами. Документы должны отвечать требованиям установленной формы. Делятся они на:

    • первичные – бланки строгой отчетности, например, чеки. Все контрольно-кассовые машины обязательно регистрируются в налоговых органах, в свою очередь чеки также подлежат контролю ФНС;
    • вторичные – это любые бумаги, оформление которых устанавливается администрацией самого отеля.
    • Оплата расходов в командировке происходит в два этапа. Сначала, перед отъездом, сотруднику выдается аванс. По возвращении и представлении отчета он либо возвращает оставшиеся суммы, либо впоследствии ему компенсируют деньги, потраченные за свой счет.

      Служебное жилье – это помещение, находящееся на балансе предприятия. Предназначено оно именно для принятия командировочных работников. Экономически его содержание выгодно при условии регулярных поездок сотрудников и при длительном проживании специалистов конторы. В случае наличия такой квартиры никаких подтверждающих документов о понесенных расходах предоставлять не требуется.

      Не все любят останавливаться в гостиницах. Если командировка предполагается на длительный срок, стоит рассмотреть аренду квартиры. Оговаривается этот пункт расходов с руководством еще до поездки. Поселившись в съемном жилье, сразу заключают письменный договор найма в стандартном варианте:

      В договоре обязательными пунктами станут срок, на который он заключен, и стоимость проживания. Для заключения такого соглашения необходимы паспорта обеих сторон, бумаги на право собственности и выписка из паспортного стола обо всех зарегистрированных от владельца квартиры. Обычно все эти документы собственник уже имеет на руках, т. к. наверняка сдает помещение не первый раз.

      При найме частного жилья не всегда достаточно предъявить в бухгалтерию договор об аренде. Дополнительно понадобится письменный приказ руководителя об отправке сотрудника именно в этот населенный пункт. Первый документ по датам должен соответствовать второму.

      Оплату съемного жилья лучше всего производить наличными. Подтвердить внесение денег должна расписка от владельца квартиры. Такой документ действителен для представления не только бухгалтеру предприятия, но и налоговому инспектору.

      Расходы, понесенные работником предприятия и возмещенные впоследствии работодателем, НДФЛ не облагаются. Не начисляются на данную сумму и страховые взносы (ст. 217, п. 3 НК РФ). Самое главное – находясь в поездке, собирать все возможные документы, подтверждающие расходы на проживание. Но в Налоговом кодексе нет четкого перечня бумаг, которые являются достаточным подтверждением, что оплата производилась именно за командировочное жилье. Просто необходимо следить, чтоб все было оформлено в соответствии с правилами бух.учета.

      Затраты, понесенные в командировке, должны быть оплачены полностью. Налоговый кодекс также не ограничивает ни срок проживания, ни внесенную сумму. Но спорным моментом как у руководства предприятия, так и у инспектора становится оплата за жилье повышенной комфортности. В этом случае нужно руководствоваться внутренними правилами предприятия и разграничением по служебному положению:

    • простые сотрудники;
    • специалисты;
    • руководство и администрация.
    • Лимиты всегда устанавливает работодатель в частной или коммерческой организации. Если это государственное предприятие, то обеспечение идет на гос. уровне. Соответственно, в приказе о командировке должен быть указан источник такого финансирования и конкретная сумма, выделяемая работнику.

      krugompravo.ru

      Отчетные документы и оплата проживания в гостинице

      Обновление: 15 ноября 2016 г.

      Каждый работник, направленный работодателем в служебную командировку, обязан по возвращении из нее отчитаться перед работодателем о результатах командировки и расходах, понесенных им в период командировки, в том числе предоставить отчетные документы за проживание в гостинице или ином жилом помещении. Отсутствие отчетных документов либо их оформление с нарушением установленного порядка может повлечь невозможность подтверждения расходов (в полном объеме или в части), а значит, и возможный отказ в возмещении данных расходов работодателем. О том, как должны быть оформлены данные документы, вы узнаете из настоящей статьи.

      Документы, подтверждающие проживание работника в командировке

      В силу п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение), работник обязан по возращении из служебной командировки предоставить работодателю авансовый отчет и приложить отчетные документы для командировочных расходов, понесенных работником. К числу таких документов относятся и документы о найме жилого помещения.

      Если работник в командировке живет в гостинице, работодателю предоставляется договор на оказание гостиничных услуг, заключенный работником с гостиницей по месту командирования, который должен содержать информацию, предусмотренную п. 20 Правил предоставления гостиничных услуг в РФ, утв. постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 N 1085.

      Командированный работник может проживать не в гостинице, а в снятой им квартире. В этом случае отчетные документы за проживание в квартире должны быть предоставлены в виде договора найма жилого помещения, который должен отвечать условиям, предусмотренным главой 35 Гражданского кодекса РФ.

      Обратите внимание, что в результате последних изменений, внесенных в трудовое законодательство в 2015 г. (постановления Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 и от 29.07.2015 N 771 ), отчетные документы за проживание приобрели важное значение для определения срока нахождения работника в командировке. В случае утраты проездных документов, которые служат основным документом при расчете срока нахождения работника в командировке, такой срок устанавливается по документам, подтверждающим найм жилого помещения в месте командировки (п. 7 Положения).

      Оплата гостиницы в командировке

      Денежные средства для оплаты проживания работника в гостинице или ином жилом помещении в период служебной командировки выдаются работодателем в виде аванса при убытии работника в командировку (п. 10 Положения). При осуществлении оплаты номера, в котором проживал работник, гостиница должна выдать кассовый чек или иной документ, оформленный на бланке строгой отчетности (например приходный кассовый ордер), который и будет подтверждать расходы на проживание в командировке. Данное правило предусмотрено абз. 3 п. 28 Правил предоставления гостиничных услуг в РФ, утв. постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 N 1085.

      Если работник проживал не в гостинице, а в ином жилом помещении, например на квартире, снятой работником по договору найма жилого помещения, то факт несения расходов подтверждается распиской наймодателя о получении денежных средств от работника.

      Наиболее часто встречающимся вопросом, связанным с оплатой проживания работника бюджетного учреждения в командировке, является вопрос о том, к какому коду КОСГУ должны относиться произведенные работником расходы на проживание. В соответствии с разделом V Указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утв. приказом Минфина России от 01.07.2013 N 65н, оплата проживания в гостинице в командировке относится на подстатью 212 «Прочие выплаты».

      glavkniga.ru

      Командировка и отчетные документы за проживание

      Сегодня трудовая деятельность сотрудников часто сопряжена с командировками. Под командировкой понимается поездка в удаленную от места работы местность, которая осуществляется сотрудником по Приказу руководства. Выделяют несколько типов командировок: плановые, внеплановые, спланированные заранее. По продолжительности командировки могут быть краткосрочные и продолжительные.

      Следующее видео расскажет о командировках подробнее:

      Командировка может оформляться на одного человека или группу сотрудников. Осуществляться такая деловая поездка может по территории Российской Федерации либо за пределами страны. Независимо от типа командировки, она обязательно должна быть оформлена документально в строгом соответствии с современным законодательством.

      Процедура направления работников в служебную командировку регламентируется положением, которое утверждено Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 года. Согласно пункту 7 данного Постановления, сотрудник направляется в командировку на основании письменного распоряжения руководства – Приказа. Строгой формы Приказа не определено, поэтому он может быть оформлен в произвольной форме.

      В документе обязательно указывается:

    • Наименование предприятия (полное название)
    • Дата составления документа и его номер
    • Занимаемая должность и персональные данные работника
    • Место выполнения служебного задания
    • Срок поездки. Он включает дату отъезда в командировку и дату возвращения
    • Цель командировки
    • Отметка об использовании транспорта – личного, служебного, общественного и проч
    • Наименование учреждения, которое будет компенсировать расходы сотрудника в поездке.

    Приказ в обязательном порядке должен быть подписан руководителем или лицом, на это уполномоченным.

    Согласно статье 168 ТК РФ и постановлению № 749 (пункт 11 документа), организация обязана возместить следующие типы расходов сотрудника в служебной поездке: проезд к месту работы и обратно; аренду жилья (на основании отчетных документов за проживание в гостинице); суточные; другие разрешенные руководством расходы. В зависимости от того, где осуществляется деловая поездка – на территории страны или за ее пределами, различаются основные и дополнительные расходы по командировке.

    Размер суточных предприятие определяет самостоятельно (на основании трудового кодекса, статья 168). Однако законодательно (в налоговом кодексе) определены размеры суточных, которые не облагаются налогом: 2500 рублей при поездке за границу и 700 рублей при командировке по стране.

    На основании приказа о направлении в командировку, сотрудник перед поездкой получает аванс. Аванс включает в себя суточные за все дни рабочей поездки, а также примерную сумму дополнительных расходов. По возвращении из командировки работник предоставляет служебную записку, в которой указывает фактический срок рабочей поездки. К служебной записке необходимо приложить документы, которые фактически подтверждают расходы на проезд. Срок выполнения служебного задания подтверждают проездные билеты, а при их отсутствии (например, при утрате) – квитанции об аренде жилья (гостиничного номера, отчетные документы за проживание в квартире посуточно).

    Важно помнить, что с 2015 года изменились правила оказания гостиничных услуг. Теперь отели обязаны заключать договор с каждым временным постояльцем при предъявлении им паспорта. Если в рабочей поездке сотрудник арендует квартиру у физического лица, договор составляется обязательно, при этом документы, подтверждающие оплату в посуточной квартире, отличаются от гостиничных. В качестве подтверждения оплаты от арендодателя физического лица нужно взять расписку о получении средств за проживание, а в гостинице оформляется квитанция на бланке строгой отчетности.

    После завершения командировки работнику в течение трех суток необходимо оформить авансовый отчет и приложить к нему всю подтверждающую документацию. Поданный сотрудником авансовый отчет проверяется экономической службой организации, а затем утверждается ее руководителем.

    В рамках компенсации затрат, понесенных сотрудником в рабочей поездке, осуществляется возмещение совершенных в разумных пределах расходов, которые документально подтверждены. В частности, компенсируется:

    1. Время в пути. На основании первичных документов – билетов за проезд в транспорте. Кроме общественного транспорта могут компенсироваться расходы на оплату такси, если они экономически обоснованы.
    2. Питание. Отдельной статьи в перечне расходов, компенсируемых работнику, на оплату питания нет. Эти затраты включаются в группу «суточные». Однако в случае, когда в отчетных документах за проживание в гостинице отдельно указывается стоимость завтраков, делается корректировка расчета суточных на размер оплаты питания. Корректировка делается с учетом оплаты всей суммы за проживание.
    3. Проживание.

    Остановимся отдельно на оплате проживания в командировке. Законодательством не установлен лимит по оплате компенсации аренды жилья. Важное условие при этом – экономическая выгода произведенных расходов. В организациях может быть составлено Положение о командировках, в котором зачастую отмечается «классность» услуг отеля. То есть, в зависимости от должности, которую занимает сотрудник в штате, он может пользоваться услугами отелей различной категории, выбирать номера определенного уровня.

    Компенсация расходов при наличии подтверждающей документации производится в обязательном порядке. Однако, возможны ситуации, когда отчетные документы за проживание (в посуточной квартире или гостинице) или иные чеки отсутствуют по какой-либо причине. В этом случае их необходимо попробовать восстановить. Если утрачены проездные документы, в качестве замены можно предоставить справку из кассы аэропорта или железнодорожного вокзала, которая подтверждает факт приобретения билетов.

    Если отсутствует счет на оплату аренды гостиничного номера, необходимо предоставить справку из гостиницы.

    Если возможность документально подтвердить необходимую информацию отсутствует, нет отчетных документов за проживание в квартире посуточно, тогда руководитель может принять решение учесть понесенные в командировке расходы. Источником оплаты, например, может стать чистая прибыль, которая остается в распоряжении организации.

    Если вам необходимы отчетные документы за проживание в гостинице или квартире, вы можете обратиться к нам. В сжатые сроки мы подготовим полный комплект документов в соответствии с законодательством.

    www.otchet-komandirovka.ru

    Сотрудник, направленный в служебную поездку, по возвращению на рабочее место обязан отчитаться по результатам командировки и всех понесенных расходах. Для этого бухгалтерия потребует с него отчетные документы по командировке. Отсутствие документального подтверждения расходов может повлечь за собой отказ со стороны руководства в их возмещении.

    Трудовой кодекс РФ определяет, что работодатель обязан возмещать расходы, понесенные их сотрудниками в командировках. Возмещаются расходы на съем жилья, суточные, а также прочие дополнительные траты, которые работник совершил с разрешения руководства. Возмещения денежных средств возможно только, если будут документально подтверждены расходы на проживание в командировке.

    Порядок и размер возмещения, как и перечень отчетной документации, не закреплены на законодательном уровне, а регулируются нормами коллективного договора. Перед отъездом сотруднику выдают аванс, а после возвращения на протяжении 3 дней он должен подготовить отчет со всеми подтверждающими расходы документами.

    Что касается найма жилья, то сотрудник может выбирать условия проживания в командировке:

  • забронировать номер в отеле;
  • арендовать квартиру;
  • служебное жилье для командировочных;
  • поселиться у родственников.
  • Гостиничные документы для подтверждения расходов

    Согласно правилам, утвержденным Постановлением Правительства № 1085от 09.10.2015, оплата проживания в гостинице в командировке подтверждается кассовым чеком, либо иным документом в форме БСО.

    Отчетной документацией, которая позволяет подтвердить расходы на проживание в гостинице, может быть и договор между командируемым сотрудником и организацией, что предоставляет гостиничные услуги. Документ должен содержать следующие сведения:

    • полное название организации, регистрационные данные;
    • личные данные командируемого сотрудника;
    • информация о бронировании, его цена;
    • точный период проживания;
    • подпись, печать при наличии.
    • Для оплаты гостиницы в командировке сотрудник получает в кассе аванс непосредственно перед отъездом. Факт оплаты номера подтверждается кассовым чеком, приходным кассовым ордером, прочими БСО.

      Согласно КОСГУ проживание в командировке в гостиничном номере и его оплата относится к категории 212 «Прочие выплаты».

      Отчетные документы за проживание в квартире

      По согласию работодателя командируемый сотрудник имеет право воспользоваться не гостиничными услугами, а снять квартиру или отдельную комнату. В таком случае командировочные документы о проживании также понадобится предъявить.

      Затраты на аренду можно подтвердить письменным договором между сторонами найма помещения. Документ обязательно должен содержать информацию о сроках аренды, ее стоимости. Если оплата жилья в командировке без документов, чеков, приходных кассовых ордеров, физическое лицо владелец квартиры подтверждает факт получения наличных личной распиской.

      Если сотрудник или организация для поиска жилья пользовались услугами риелтора, при составлении авансового отчета понадобится приложить договор с агентством недвижимости, а также квитанции об оплате его услуг.

      Оплата проживания в командировке в бюджетной организации

      Если в служебных целях в другой регион направляется сотрудник государственной некоммерческой организации, которая финансируется из бюджета определенного уровня, то порядок подтверждение расходов будет аналогичен, как и в любой коммерческой организации. Отличие в процедуре – указание другого источника финансирования служебной поездки.

      lawcount.ru

      Это интересно:

      • Купля продажа исключительных прав Купля-продажа интеллектуальной собственности купля-продажа интеллектуальной собственности. существенные условия?как выглядит этот договор? Ответы юристов (1) Регулируется положения Гражданского кодекса РФ, в частности, ст 1234: Договор об отчуждении исключительного права 1. По договору […]
      • Закон и порядок 2007 Смотреть Сериал Закон и порядок: Отдел оперативных расследований — Zakon i porjadok: Otdel operativnyh rassledovanij (2007-2011) 1,2,3,4 сезоны онлайн Год выпуска : 2007-2011 Жанр : драма, криминал, детектив Продолжительность : 4 сезона Перевод : Русский (Оригинал) Режиссер : Дмитрий […]
      • Денежное взыскание неустойки Форум • ЖК "Опалиха-О3" Взыскание неустойки при банкротстве, включ. Нравится Здравствуйте уважаемые жители жилого комплекса "Опалиха О3"! ведение дел при банкротстве застройщика; включением в реестр кредиторов и (или) в реестр передачи жилых помещений; признанием и оформлением […]
      • На возврат долга руны Власть Чернокнижия Меню навигации Пользовательские ссылки Объявление Информация о пользователе Вы здесь » Власть Чернокнижия » Черная магия рун » Возврат долгов рунами Возврат долгов рунами Сообщений 1 страница 7 из 7 Поделиться12013-09-16 14:33:31 Автор: Setoris Приглашений: 0 […]
      • Новокузнецк экспертиза Полное наименование: Общество с ограниченной ответственностью «Симплекс». ООО «Симплекс» осуществляет следующие виды услуг: оценка всех видов имущества (бизнес, акции, недвижимость, земельные участки, транспорт, оборудование, объекты интеллектуальной собственности и т.п.), а также […]
      • Субсидия на приобретения жилья ветеранам боевых действий Единовременная субсидия на приобретение жилья ветеранам боевых действий в 2018 году Единовременная субсидия на приобретение жилья ветеранам боевых действий предоставляется в соответствии с мерами социальной поддержки по обеспечению их жильем, предусмотренными подпунктом 3 пункта 3 статьи […]
      • Как возместить налог при покупке квартиры Пошаговая инструкция: как возместить расходы на приобретение жилья? Возврат налога при покупке квартиры: сроки и нюансы Фактические вложения в новое жилье включают не только прямые расходы на куплю-продажу квартиры, но и дополнительные затраты на отделочные работы, сюда входит как […]
      • Сколько пенсия инвалидам с детства Какой размер пенсии у инвалидов детства 1, 2 и 3 группы? Особенности оформления пособий. Только некоторые дети – инвалиды в состоянии полностью справиться с заболеванием. Когда им исполняется восемнадцать лет, то встает необходимость в поиске трудового места, чтобы было на какие […]