Правила оформления официальных писем образец

admin

Правила оформления служебных писем.

1. Служебные письма оформляются на бланках для писем, на которых в отличие от бланков общего вида размещены почтовые и банковские реквизиты предприятия.

2. В состав служебного письма входят следующие реквизиты:

адресат дата индекс документа ссылка на индекс и дату документа-запроса, если письмо является ответом заголовок к тексту текст возможно отметка о наличии приложения подпись фамилия и телефон исполнителя

3. Письмо составляется только по одному вопросу, например просьба о чем-то или извещение о чем-то. Техническая обработка писем, в которых затрагивается несколько вопросов — и просьба, и извещение в одном письме — затруднена, поскольку разные вопросы могут быть адресованы разным исполнителям. Поэтому лучше по каждому вопросу составлять отдельное письмо.

4. Рекомендуемый объем делового письма — не более 2-х страниц(в исключительных случаях — до 5 страниц).

5. Письма оформляют в двух экземплярах, причем оригинал письма печатают на бланке учреждения, а копийный экземпляр на чистом стандартном листе бумаги. Копийный экземпляр не подписывается руководителем, а заверяется секретарем.

6. Служебное письмо может быть адресовано учреждению, его стуктурному подразделению, конкретному должностному лицу или частному лицу. Если письмо адресовано учреждению, то наименование учреждения в адресате печатают в именительном падеже, должность и фамилию должностного лица — в дательном:

АО «Глория» Отдел сбыта

АО «Глория» Начальнику отдела сбыта О.И.Бендеру

После наименования адресата рекомендуется указывать его почтовый адрес:

АО «Глория» Начальнику отдла сбыта О.И.Бендеру 123100 Москва Краснопресненская, 12

7. Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала оформляется адрес основного получателя, затем перечисляются другие. На одном письме можно размещать не более четырехреквизитовАдресат. Если документ направляется более, чем по четырем адресам, составляется список рассылки и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.

8. В письмах и факсах название вида документа не указывается. В заголовочной части письма оформляют следующие реквизиты:Дата,ИндексиСсылка на номер и дату документа-запроса, если письмо является ответом. Заголовок к тексту письма должен быть максимально коротким и точным. Он формулируется обычно так: «Об изменении . «, «О создании . «, «О проведении . » и т. д. В письмах, содержание которых не превышает 4 — 6 строк, заголовок можно не оформляеть.

9. Текст письма рекомендуется разбивать на две части — вводную и основную:

— в вводной части указываются причины вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы; — в основной части формулируется основная цель письма.

вводная часть:«В связи с тем, что при приеме партии N 7 насосов «Малыш» 26.01.99 по накладной N238846 в присутствии представителя Вашего предприятия . была установлена недостача . штук насосов на сумму. (коммерческий акт от 26.01.999 N245. ) наше предприятие не может выполнить свои обязательства перед заказчиками.

основная часть:«На основании изложенного просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет.»

Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов, осовоив которые можно составить тексты различных писем. Здесь можно познакомиься с некоторыми из этих оборотов.

10. Оформление реквизита Подписьпроизводится в соответствии с общими требованиями и включает в себя наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись и расшифровку подписи.

11. Реквизит Фамилия и телефон исполнителя проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны бланка.

studfiles.net

Деловая переписка, бланк письма – правила написания деловых писем

Различные примеры делового письма (или служебного) представлены в разделе «образцы писем». Здесь и сейчас давайте рассмотрим основные правила деловой переписки, освоение которых позволит вам уменьшить затраты времени на ведение делопроизводства.

Бланк письма

Главное правило – всегда используйте фирменный бланк для написания делового письма. Этим вы подчеркнете солидность своей организации, как говорится «встречают по одежке». Вид используемых бланков и состав реквизитов (по-другому элементов оформления) письма должен быть закреплен, например, приказом организации, если есть инструкция по делопроизводству, то тогда там.

Данная статья написана с учетом рекомендаций ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов». И согласно этому стандарту можно использовать бланк письма с угловым расположением реквизитов или бланк письма с продольным вариантом их расположения.

Бланк письма должен содержать информацию об организации, позволяющую легко ее идентифицировать. Например, логотип, наименование организации, сокращенное наименование (если закреплено в учредительных документах), почтовый адрес, контактные телефоны, адрес сайта и электронной почты и другие данные организации, либо что-то из перечисленного можно исключить. Строго это никакими нормами не регламентируется.

Каждый лист письма должен иметь поля не менее (т.е. больше можно) слева – 20 мм, справа – 10 мм, сверху и снизу – 20 мм. Если деловое письмо более одного листа, начиная со второго, их нумеруют посередине и сверху. Если есть приложения, то каждое нумеруется отдельно.

Правила деловой переписки

Для ведения деловой переписки используется естественно официально-деловой стиль, его характеризует краткость и ясность изложения сути вопроса, стандартизация используемых фраз, соответствие нормам этикета.

Деловое письмо необходимо составлять по одному вопросу или нескольким, но взаимосвязанным. Если вам надо в одну и ту же организацию обратиться по различным тематикам, то напишите несколько писем в один адрес.

Согласно правилам ведения деловой переписки принято отвечать на все письма, за исключением присланных для сведения. Оперативно и четко отвечайте на все поставленные вопросы. Задержка с ответом расценивается как отказ от сотрудничества.

Текст делового письма должен быть написан простыми фразами (не нужны витиеватые обороты речи) в нейтральном тоне (не надо никакой эмоциональности, чрезмерной любезности, грубости) без излишних подробностей (которые не относятся к рассматриваемому вопросу). Постарайтесь обойтись без орфографических и пунктуационных ошибок.

Вы должны четко представлять цель делового письма – новое сотрудничество, увеличение продаж, изложить претензии, ускорить оплату услуг, выразить соболезнование, пригласить на презентацию, поздравить и т.д.

Правилами деловой переписки в соответствии с этикетом допускаются такие варианты обращения :

  • «Уважаемый господин Новосельцев!» – предполагает дистанцию и носит более официальный характер,
  • «Уважаемая Евгения Станиславовна!» – показывает налаженность деловых отношений, преуменьшает дистанцию,
  • «Уважаемые господа!» – употребляется при коллективном обращении.
  • Структура текста делового письма обычно состоит из следующих частей:

  • сначала объясняют причины, основания, цели написания письма,
  • затем предлагаются с вашей точки зрения решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации,
  • завершают послание кратким резюме, подведением итогов («надеемся…», «уверены…»).
  • Как излагается деловое письмо :

    • Просим предоставить данные о. подтверждаем получение…, направляем на рассмотрение проект договора… и т.п.
    • Или ЗАО «Канитель» гарантирует оплату…, ООО «Капелька» сообщает о получении… и т.п.
    • В деловой переписке возможно использование фраз этикетного характера в заключительной части текста над подписью, например:

      или в более позитивном ключе –

    • «С наилучшими пожеланиями»,
    • «С надеждой на продолжение сотрудничества»,
    • «С интересом ждем от Вас новых предложений»,
    • «Всегда рады оказать Вам услугу» и др.

    Вот вы и получили необходимый минимум знаний на тему «Деловая переписка». Вам так же будет интересно для продолжения изучения правил ведения деловой переписки прочитать статью об оформлении делового письма, о требованиях к реквизитам письма. Например, как правильно указать адресата, поставить подпись и о других важных элементах. Я надеюсь, что материал излагается кратно, понятно и главное полезно.

    delo-ved.ru

    Как оформлять деловое письмо на английском: 10 простых правил

    Безусловно, email – это самый быстрый и удобный способ обмена рутинными деловыми сообщениями с англоязычными партнерами, но классическое «бумажное» деловое письмо по-прежнему является предпочтительным и солидным способом донести важную информацию.

    Тщательно продуманное письмо, напечатанное на стильном бланке, может быть мощным инструментом бизнес-коммуникации. Пожалуй, не стоит пояснять, что впечатление от письма даже с самым заманчивым коммерческим предложением может быть испорчено, если его внешний вид не соответствует общепринятому.

    Чтобы убедиться, что каждое письмо под логотипом Вашей компании отвечает требованиям к формату, который считается стандартом деловой переписки в англоязычной среде, следуйте следующим правилам составления делового письма на английском языке:

    Правило №1: Разбейте текст письма на блоки.

    Получая очередное письмо от зарубежного коллеги, Вы обращали когда-нибудь внимание на то, что оно очень легко «считывается»? Секрет его понятности и последовательности прост: сегодня во всей англоязычной деловой документации используется блочная структура. Считается, что такой принцип структурирования информации в наибольшей степени соответствует потребностям и запросам современного сверхзанятого человека и помогает справляться с непрерывным потоком деловой переписки. Во-первых, можно сэкономить время на этапе составления письма, собрав его, как конструктор, из отдельных смысловых блоков – «Адрес отправителя», «Дата», «Адрес получателя», «Приветствие», «Заголовок», «Концовка» и т.д. Во-вторых, открыв такое «блочное» письмо, получатель может быстро сориентироваться в его содержании.

    Блочная структура предусматривает следующие особенности оформления:

    1. весь текст письма разделяется на абзацы с одинарным отступом между ними;
    2. красная строка не используется;
    3. пунктуация открытая, т.е. отсутствуют нефункциональные точки и запятые;
    4. выравнивание делается по левому краю.

    Правило №2: Пишите простым и понятным языком.

    Само понятие «деловое письмо» уже вызывает у многих дискомфорт. Многие изучающие английский живут с уверенностью, что их письменный язык недостаточно сложен для бизнес-переписки. Спешим их успокоить: максимально эффективное деловое письмо должно быть написано короткими и простыми предложениями, а используемая лексика не должна быть слишком «заумной». Перегруженный по сложности текст плохо воспринимается, но Вы ведь хотите, чтобы Ваши идеи и предложения были понятны, не правда ли? В бизнес-общении ценится не богатейший словарный запас, а четкость и последовательность изложения и безукоризненная логичность. И здесь Вам не помощь придут так называемые “transitions” и “linking words” – слова-связки, которые позволяют выстроить идеи так, чтобы мысли плавно перетекали из одной в другую.

    Правило №3: Правильно расположите имя и адрес отправителя.

    Первым блоком письма, расположенным в левом верхнем углу страницы, является информация об отправителе в следующей последовательности:

  • город, почтовый индекс
  • Online-school of foreign languages «LINGVISTER»

    Почему рекомендуется включать в письмо адрес отправителя? Даже если Ваш адрес уже есть в адресной книге получателя, избавьте своего адресата от необходимости его искать. Когда информация поступает в готовом виде, шанс получить наиболее быстрый ответ на свое письмо увеличивается на 30%.

    Правило №4: Обратите внимание на формат даты.

    Согласно стандарту, дата указывается на три строки ниже информации об отправителе.

    Дата в письме приводится полностью, но последовательность следования элементов уникальна для каждой страны. Так, в Великобритании указываются день/месяц/год, которые не разделяются запятыми.

    16 December 2014

    В США и Канаде последовательность другая — месяц/день/год, причем перед указанием года иногда ставится запятая.

    December 16, 2014

    Правило №5: Верно укажите имя и адрес получателя.

    Сразу после даты написания письма должен следовать адрес получателя. Уделите особое внимание имени адресата: имя должно в точности повторять то, как Ваш адресат указывает свое имя в подписи письма. Так, если получатель подписывается Christopher Nolan, именно так и нужно писать его имя, добавляя перед ним Mr. Полное имя и адрес получателя располагаются на разных строках в следующей последовательности:

  • полное имя
  • должность
  • название компании
  • номер дома, улица
  • страна
  • Mr Christopher Nolan

    Syncopy Films Inc.

    4000 Warner Blvd., Building 81, Suite 203

    Burbank, CA 91522

    Правило №6: Выберите приветствие и обращение.

    Как мы уже говорили, в англоязычной деловой переписке приняты особенные нормы пунктуации. Так, после обращения в письмах обычно ставится запятая, а основной текст письма начинается с новой строки после одинарного отступа.

    В подчеркнуто официальной бизнес-переписке и при обращении к лицу, занимающему высокий пост, принято ставить двоеточие после официального обращения:

    Dear Mr Vice President:

    Если в адресе получателя Вы указали полное имя адресата, а не просто название компании, письмо рекомендуется начать с личного обращения:

    В случае, если письмо направляется на имя организации, а не предназначено конкретному сотруднику, следует использовать более формальное приветствие:

    Если имя адресата Вам неизвестно, используйте нейтральную форму обращения:

    Dear Sir or Madam,

    Правило №7: Укажите тему письма в заголовке.

    Заголовок, кратко сообщающий о содержании письма, располагается через одну строку после обращения. Для того, чтобы отделить тему письма от основного текста и привлечь к ней внимание адресата, используются символы верхнего регистра или нижнее подчеркивание.

    SAN DIEGO COMIC CON 2014

    Правило №8: Не забудьте о завершающей фразе с «призывом к действию».

    В заключительный абзац письма включаются запросы информации, напоминания и призывы к скорейшему ответу. Мы предлагаем Вам варианты уместных и энергичных заключительных фраз:

  • I would again apologize for the delay in replying and I trust that this has clarified the points you have raised, however, if you wish to discuss any points I have not clarified, or need any further information, you may wish to telephone or contact me accordingly.
  • I look forward to hearing from you, and in the meantime, should you have any queries, please do not hesitate to contact me.
  • I regret that I cannot be of more assistance in this matter, and should you have any further queries, please do not hesitate to contact me.
  • I would appreciate your immediate attention to this matter.
  • I appreciate any feedback you may have.
  • Правило №9: Используйте уместную концовку и оставьте подпись.

    Концовка письма напрямую зависит от того, какое обращение Вы использовали в начале письма. Нейтральными вариантами концовки письма знакомому или коллеге являются:

    Если имя адресата Вам известно, и Вы использовали личное обращение в начале письма, уместной будет только одна концовка:

    Dear Mr Nolan…Yours sincerely,

    В сочетании с приветствиями Dear Sirs/Dear Sir or Madam используется только одна концовка:

    Dear Sir or Madam…Yours faithfully,

    Не забудьте поставить запятую между прощанием и Вашей подписью!

    Оставьте место для собственной подписи, отступив от концовки 4-5 строк.

    Имя отправителя может быть написано целиком с помощью букв верхнего регистра, или же прописными могут быть только первые буквы. Должность отправителя указывается непосредственно на следующей строке под именем. Проявите внимание к мелочам: сокращение Mr не используется, если автор письма — мужчина, но если автор — женщина, обычно в скобках добавляют (Mrs).

    SUSAN HAYWARD (Mrs)

    Правило №10: Упомяните вложения в письме.

    Указанием на то, что в письме есть вложения, является надпись Enc или Encs (“Enclosures”) внизу письма, через одну строку после должности отправителя.

    Следуя этим простым правилам, Вы всегда с успехом сможете составлять деловые письма своим партнерам.

    lingvister.ru

    Деловые письма

    Деловое письмо – это инструмент деловой переписки, который играет важную роль на пути прекращения либо поддержания взаимовыгодных и дружеских отношений с партнерами, поставщиками, клиентами, сотрудниками. Грамотно составленное деловое письмо позволяет создать позитивный имидж организации. На нашем сайте собраны образцы написания и оформления разных видов деловых писем.

    Образцы деловых писем

    Составление делового письма

    Перед тем, как написать деловое письмо, подумайте, какого конечного результата вы хотите добиться: увеличить продажи, ускорить процесс оплаты, предложить сотрудничество, предъявить претензии, поздравить, пригласить и другое. В соответствии с этим и составляйте деловое письмо, стараясь максимально подчеркнуть свою цель.

    Оформление делового письма

    Оформление делового письма осуществляется на фирменном бланке компании, где должно быть указано наименование организации, адрес месторасположения, контактные телефоны, возможно e-mail, сайт, логотип.

    Деловое письмо необходимо печатать с использованием полей: левое поле должно быть не менее 3 см (для подшивки документов), справа – не менее 1,5 см.

    Шапка делового письма должна содержать наименование компании-получателя с указанием ФИО и должности лица-получателя (в правом верхнем углу).

    В левом верхнем углу под шапкой делового письма указывается дата написания и регистрационный номер (исходящий). Если деловое письмо является письмом-ответом, то необходимо указать, на какой документ отвечает это письмо.

    По мере необходимости после даты и номера документа указывается его заголовок.

    Деловое письмо должно содержать обращение к получателю письма.

    В конце делового письма должна присутствовать подпись отправителя (ФИО, должность, подпись).

    Для официальной деловой переписки обычно применяют шрифт Times New Roman с 12-м размером шрифта и одинарным интервалом.

    working-papers.ru

    Оформление служебных писем – правила оформления реквизитов документов

    Различные шаблоны деловых писем вы можете посмотреть в разделе «образцы писем». Начало разговора о правилах деловой переписки и написании деловых писем положено в предыдущей статье. Сейчас давайте поговорим об оформлении служебных писем.

    Рассмотрим требования только к основным реквизитам документов, которые вы реально можете использовать при составлении деловых (служебных) писем. Их месторасположение приведено на картинке. При составлении статьи учтены рекомендации ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов».

    Оформление реквизита «адресат» служебного письма
    Письмо может быть адресовано организациям, структурным подразделениям, должностным или физическим лицам в зависимости от обстоятельств. Несколько примеров указания адресата:

    Генеральному директору
    ОАО «Горящий фитиль»
    В.А. Великолукскому

    ОАО «Горящий фитиль»
    Юридический отдел

    с почтовым адресом

    ОАО «Горящий фитиль»
    ул. Трудная, д. 45,
    г. Орел, 385001

    Тундрикову Г.П.
    ул. Легкая, д. 127, кв. 365,
    г. Мурманск, 628021

    Оформление реквизита «дата» служебного письма
    После подписания письма, нужно проставить дату на документ. Допускаются следующие варианты: 18.04.2011 или 18 апреля 2011 г. Желательно придерживаться единого варианта написания даты в одном документе (если дата указывается несколько раз в тексте).

    Оформление реквизита «Регистрационный номер» служебного письма
    Регистрационный номер присваивается в соответствии с принятой системой регистрации в организации и тоже только после подписания письма. Он состоит из порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел или буквами (информация об исполнителе). Например:

    № 02-12/245, где 02 – номер отдела в соответствии со структурой организации, 12 – порядковый номер дела по номенклатуре дел отдела, 245 – порядковый номер письма,

    или № 245 ОК, где 245 – порядковый номер документа, ОК – отдел кадров или имя исполнителя Ольга Кукушкина и т.п.

    Проставление регистрационного номера значительно облегчает обработку почты вам и получателю делового письма. Так что регистрация обязательна.

    Оформление реквизита «ссылка на регистрационный номер и дату» запроса
    При подготовке ответа обязательно проставляйте регистрационный номер и дату письма-запроса (ниже вашего исходящего регистрационного номера). Этим вы облегчите обработку почты. Если в организации-получателе сотни входящих документов в день, без этой ссылки ваш ответ может попасть к другому исполнителю или вообще в другой отдел.

    Оформление реквизита «заголовок к тексту» служебного письма
    Если текст более 4-5 строк, то служебное письмо должно содержать заголовок. Так получатель сразу составит мнение о его содержании. Заголовок всегда делается кратким и отвечает на вопрос «о чем?» – «Об оказании услуг …» или «О заключении договора …».

    Оформление реквизита «отметка о наличии приложений»
    К письму могут прилагаться документ(ы), тогда обязательно надо сделать об этом отметку. Пример (ниже основного текста):

    Приложение: на 2 л. в 1 экз.

    Если приложения не названы в тексте письма, тогда приводим их наименование сейчас. Пример:

    Оформление реквизита «подпись» служебного письма
    В состав подписи включаются наименование должности подписывающего письмо, собственно сама личная подпись и ее расшифровка. Примеры:

    Директор ООО «Канитель» Место личной подписи И.О. Фамилия

    И.о. директора ООО «Канитель» Место личной подписи И.О. Другая-Фамилия

    Документ подписывает человек, имеющий право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, с указыванием его фактической должности и фамилии. Обратите внимание, нельзя ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности. В современном делопроизводстве последние примеры – грубые недостатки оформления служебных писем. В прошлом, когда работали еще наши бабушки, вероятно, допускалось подобное. Я лично даже не знаю, когда и где такое регламентировалось.

    Оформление реквизита «отметка об исполнителе»
    Отметка об исполнителе очень желательна во всех служебных письмах, так как позволяет оперативно обратиться к конкретному специалисту. Она ставится в левом нижнем углу письма (последнего листа) и содержит фамилию, имя, возможно отчество исполнителя, его контактный телефон. Пример:

    Толстопятов Иван Петрович
    234-22-22

    На сегодня все. Можете быть уверены, зная о правилах деловой переписки и оформлении реквизитов документов, вы сумеете легко составить свои собственные шаблоны служебных писем и значительно упростите для себя ведение делопроизводства. Сейчас можете посмотреть примеры составления различных видов писем.

    Это интересно:

    • Субсидия на приобретения жилья ветеранам боевых действий Единовременная субсидия на приобретение жилья ветеранам боевых действий в 2018 году Единовременная субсидия на приобретение жилья ветеранам боевых действий предоставляется в соответствии с мерами социальной поддержки по обеспечению их жильем, предусмотренными подпунктом 3 пункта 3 статьи […]
    • Налог с продаж по регионам Налог с продаж в спб ¦Республика ¦ 5% ¦Закон Республики Башкортостан от¦ ¦Республика Адыгея ¦ 5% ¦Закон Республики Адыгея от¦ ¦Черкесская ¦ ¦Республики от 28.12.1999 N 713-XXII¦ СТАВКИ НАЛОГА С ПРОДАЖ ПО ОТДЕЛЬНЫМ РЕГИОНАМ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ¦Республика Бурятия ¦ 5% ¦Закон Республики […]
    • Нотариус горбушина светлана серафимовна Нотариус горбушина светлана серафимовна Нотариус САО Горбушина Светлана Серафимовна г. Москва, м. Алтуфьево; Дмитровское шоссе, 149 т. +7 (495) 483-06-45 Нотариус САО Бирюкова Ольга Михайловна г. Москва, м. Аэропорт; Часовая ул., 9 т. +7 (495) 152-44-81 Нотариус САО Фатыхова Светлана […]
    • Адвокаты г нефтеюганск Адвокаты и юристы в Нефтеюганске адвокат услуги контакты Профессиональные юридические консультации; Представительство и защита во всех судах судебной системы РФ по гражданским (в том числе арбитражным), административным и уголовным делам; Представительство и […]
    • Правила установки видеорегистратора ЕАЭС: Правила установки видеорегистраторов - новое по старому (2 фото) В техническом регламенте Таможенного союза "О безопасности колесных транспортных средств" обновлены требования к переднему обзору у автомобилей. По ин­фор­ма­ции Ко­ми­те­та ад­ми­ни­стра­тив­ной по­ли­ции МВД РК […]
    • Армянам как получить гражданство рф Процедура получения российского гражданства гражданами Армении Армения имеет тесные связи с Российской Федерацией. Более того, 2 года назад Армения присоединилась к Единому экономическому пространству, что еще больше сблизило государства. Что это дает потенциальным мигрантам? Как […]
    • Рамка на номер следственный комитет Адреса и телефоны Подразделений Следственного комитета РФ Подразделения Следственного комитета Российской Федерации Следственный комитет Российской Федерации (СК РФ) 105005, Россия, г. Москва, Технический переулок, д. 2 (800) 333-00-81 (для регионов), (495) 640-10-48 […]
    • Правило полтора продажах Правило полтора продажах ТРУДОУСТРАИВАЕМ ПО ЗАЯВКАМ РАБОТОДАТЕЛЕЙ Часть 5. Управление товарными запасами. Содержание. Правила товарного запаса. Запас по каждой позиции должен быть достаточен для её постоянного присутствия в торговой точке. При создании заявки на продукцию, в момент […]