Образец приказа о подотчетных лицах 2018

admin

Оглавление:

Приказ о подотчетных лицах (образец 2017-2018 года по новому законодательству)

Подотчетные лица – это сотрудники фирмы, которым были выданы деньги на оплату будущих служебных расходов. Выдача средств строго определена порядком проведения кассовых операций, какой был утвержден Центральным банком России еще в 1993 году.

Средства выдает бухгалтер предприятия, руководствуясь при этом приказом о подотчетных лицах. Этот документ издается директором компании.

Для чего необходим приказ о подотчетных лицах

Приказ о подотчетных лицах выдается в начале каждого года.

Документом определяется:

  • перечень работников, которым будут выданы деньги под отчет;
  • назначение денежных средств.
  • Для каких целей предприятие выдает деньги своим сотрудникам? На представительские и операционные расходы, для решения определенных хозяйственных задач (например, траты на канцтовары, рекламу), на расходы, связанные с проведением археологических, геологических работ и т. д.

    В перечень таких целей включается и командировка.

    Как составляется приказ о подотчетных лицах

    Приказ о подотчетных лицах должен быть составлен с учетом условий актуального законодательства.

    Так, в документе нужно указать:

  • полное название предприятия;
  • реквизиты приказа: номер из журнала регистрации, даты выпуска и утверждения, подписи директора предприятия и бухгалтера, который будет выдавать средства под расчет;
  • список работников, которым будут выданы деньги;
  • срок, в течение какого работники должны будут представить авансовый отчет;
  • точную сумму средств, которые подлежат к выдаче.
  • В приказе должно быть сказано, что сотрудники имеют право расходовать вверенные им средства исключительно на служебные цели.

    Работник не может передавать полученные деньги третьим лицам.

    В течение 3-х дней после получения финансов сотрудник фирмы подает в бухгалтерию организации авансовый отчет об их использовании. В случае командировки три дня отсчитываются после того, как человек вернулся на свое рабочее место. Если командировка была за границу, срок, в течение какого нужно сдать авансовый отчет, могут увеличить до 10 дней.

    Как оформить расходование средств

    Как уже было сказано выше, информация о расходовании выданных средств оформляется в виде авансового отчета. К этому документу нужно приложить товарные и кассовые чеки, квитанции и все то, что может подтвердить целевое использование средств.

    Деньги, которые не были израсходованы, надо возвратить в кассу предприятия. После того как сотрудник сдал отчет в бухгалтерию и вернул неизрасходованные средства (если таковые были), он снова может получить деньги на покрытие очередных служебных расходов.

    bizjurist.com

    Приказ о подотчетных лицах

    Составление приказа о подотчетных лицах является обязательным, в случае, если на предприятии есть сотрудники, которые наделены правом пользоваться выданными из кассы наличными средствами для достижения каких-либо служебных целей.

    Кого называют подотчётными лицами?

    К категории подотчетных могут относиться любые работники предприятия:

  • секретари, которые получают из кассы деньги на приобретение канцтоваров, материалов для оргтехники и прочего офисного оборудования,
  • завхозы, которым деньги выдаются для покупки бытовых или хозяйственных принадлежностей. Также к подотчетным лицам относятся специалисты, часто бывающие в командировках, им авансом под отчет выдаются средства для оплаты билетов, гостиниц, представительских расходов и т.п.,
  • водители, получающие «наличку» для оплаты бензина и прочих топливных жидкостей, запчастей тоже имеют статус подотчетных,
  • бухгалтеры и кассиры предприятий.
  • Отдельно можно выделить сотрудников филиалов и структурных подразделений, не имеющих самостоятельного баланса и получающих деньги на осуществление хозяйственных и иных расходов из основной кассы предприятия.

    Понятие подотчетных денег

    Любые средства, выдаваемые бухгалтером или кассиром компании кому-либо из сотрудников авансом (т.е. заранее) для оплаты любых нужд, связанных с деятельностью предприятия называются подотчетными.

    Закон не устанавливает границ выдаваемых под отчет сумм, поэтому они определяются на каждом предприятии в индивидуальном порядке, в зависимости от существующих возможностей и потребностей.

    При этом все расходы, производимые в виде подотчета, должны быть экономически обоснованы и вызваны реальной необходимостью.

  • Первым делом на предприятии определяется список сотрудников, которые по служебной надобности могут брать наличные средства из кассы на регулярной основе.
  • Далее издается соответствующий приказ, в котором помимо перечня работников, прописываются условия пользования подотчетными средствами.
  • После этого на основе данного документа упомянутые в приказе работники могут получать необходимые суммы без дополнительных распоряжений со стороны руководства.
  • Однако размер выдаваемых таким образом финансов не может превышать лимитов, указанных в приказе. Кроме того, работник должен обязательно отчитываться о своих тратах в период, также прописанный в документе.

    Если после траты выделенной под отчет суммы образовался какой-то остаток, его необходимо вернуть в кассу, если же, напротив, работнику пришлось доплатить на нужды предприятия из своих, бухгалтер обязан возместить эти расходы. При этом все траты должны быть подтверждены документально.

    Следует отметить, что работники, не упомянутые в приказе в качестве подотчетных лиц, также могут получать из кассы наличность для выполнения задач, поставленных работодателем, но только при условии, что предварительно на это будет составлен отдельный приказ директора фирмы.

    Кто должен составлять приказ о подотчетных лицах

    Непосредственно составлением приказа может заниматься любой работник, обладающий необходимыми знаниями и навыками: юрисконсульт, кадровик, секретарь. При этом документ обязательно должен быть передан на подпись директору компании, поскольку без его автографа он не будет считаться действительным.

    Наличие приказа о подотчетных лицах не носит строго обязательного характера, тем не менее, если на предприятии используется практика передачи средств сотрудникам под отчет (а без этого деятельность любой организации практически нереальна) лучше запастись этим документом. Иначе в результате внезапной проверки налоговой службой или трудовой инспекцией, не исключены санкции со стороны контролирующих структур в виде штрафа, который может быть наложен как на само юридическое лицо, так и на его руководителя.

    Образец приказа о подотчётных лицах

    На сегодня приказ о подотчетных лицах не имеет единого стандартного образца, обязательного к применению, так что организации и предприятия имеют полное право писать его в произвольном виде или по шаблону, разработанному внутри фирмы и утвержденному в ее учетной политике. При этом как любой другой распорядительный документ, он должен включать в себя ряд определенных данных, в частности:

  • номер и дату составления;
  • наименование компании;
  • полный перечень подотчетных лиц с указанием их должностей, ФИО;
  • максимально допустимые к выдаче под отчет суммы;
  • цели и сроки, на которые можно выдавать деньги.
  • Как оформить приказ

    С точки зрения оформления приказ также достаточно вариативен: его можно создавать в рукописном формате или печатать на компьютере, используя стандартный лист А4 (или даже А5) формата или фирменный бланк компании.
    При этом приказ обязательно должен быть удостоверен автографом руководителя фирмы или иного лица, уполномоченного на визирование подобного рода документов.

    Кроме того, под приказом должны оставить свои подписи и все, кто в нем упомянут: сами подотчетные сотрудники, а также работники, ответственные за выполнение приказа – этим они свидетельствуют о том, что ознакомлены и согласны с документом.

    Заверять приказ печатью необязательно, т.к. с 2016 года норма по использованию юридическими лицами печатей и штампов перестала быть требованием со стороны закона.

    Приказ обычно пишется в единственном экземпляре и в период действия содержится вместе с другими нормативно-правовыми и распорядительными бумагами предприятия. После того, как актуальность приказа будет утрачена, он передается на хранение в архив, где лежит до истечения законодательно установленного периода, затем его, вместе с другими устаревшими документами, можно отправить на утилизацию.

    assistentus.ru

    Кого называют подотчетными лицами

    Как было сказано выше, распоряжение определяет перечень работников, которым будет предоставлено право получения из кассы организации денежных средств под отчет (на представительские и операционные расходы организации, для решения различных хозяйственных задач).

    Также оно устанавливает:

  • время, на которое выдаются финансовые средства;
  • Кроме того, такое распоряжение используется для формирования бухгалтерской и налоговой отчетности, его наличие и содержание проверяют при камеральных проверках.

    Этот документ достаточно оформить один раз, если не происходит изменений в составе подотчетных лиц. В случае, если их список меняется, составляется образец нового приказа на подотчет.

    Так принято называть денежные средства, авансом выдаваемые сотруднику из кассы организации для оплаты нужд предприятия.

    Размер сумм, которые можно выдать под отчет, указывается в приказе. Лимит расчетов (не более 100 000 руб. по одному договору) нужно учитывать только при расчете между организациями.

    При этом все расходы, производимые сотрудниками за счет выданных таким образом денег, должны быть экономически обоснованы и вызваны реальной необходимостью.

    Порядок выдачи средств под отчет

    1. Определяем список сотрудников, которые по служебной необходимости имеют право на получение денег из кассы предприятия или на банковскую карту.
    2. Издаем распоряжение, в котором, помимо перечня работников, прописываются цели пользования деньгами, выданными под отчет.
    3. Разовые выдачи под отчет могут оформляться отдельными распорядительными документами с указанием обязательных реквизитов (см. ниже).

    Размер выдаваемых сумм не может быть выше лимита, указанного в приказе. Также сотрудник должен обязательно отчитаться о своих тратах.

    Можно ли обойтись без приказа

    Он необходим, если на предприятии используется практика передачи средств сотрудникам под отчет.

    Законодательно штрафы за неверное оформление выдачи денег под отчет не установлены. Но на практике в случае отсутствия распоряжения проверяющие органы (налоговая служба или трудовая инспекция) могут наложить штрафные санкции за нарушение кассовых правил (см. ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ):

  • на должностных лиц в размере от 4000 до 5000 рублей;
  • на юридических лиц — от 40 000 до 50 000 рублей.
  • Образец приказа о назначении подотчетных лиц 2018

    Образец приказа на подотчетные суммы оформляется в произвольной форме. Чаще всего в единственном экземпляре. В нем нужно указать:

  • регистрационный номер и дату составления;
  • полный перечень подотчетных лиц с указанием их должностей, Ф.И.О.;
  • Распоряжение должен подписать директор компании. Без его подписи оно считается недействительным.

    Свои подписи должны поставить:

  • лица, указанные в документе и наделенные правом получать деньги под отчет;
  • работники, ответственные за выполнение приказа.
  • Этим они свидетельствуют о том, что ознакомлены и согласны с документом.

    Заверять его печатью необязательно.

    Так как такое распоряжение относится к документам по основной деятельности, хранить его нужно постоянно.

    Образец приказа на выдачу подотчетных сумм 2018

    В случае, если определенную денежную сумму необходимо выдать одному из сотрудников предприятия, составляется распоряжение о выдаче подотчетных сумм.

    В приказ о сроках отчета по подотчетным суммам нужно вписать следующие данные:

  • наименование организации;
  • наименование приказа;
  • его номер, дату, место составления;
  • на кого возлагается обязанность по выдаче подотчетных сумм;
  • период, на который они могут выдаваться;
  • работника, который имеет право получать в кассе необходимые денежные средства;
  • ответственное за исполнение данного приказа должностное лицо.
  • Документ должен быть подписан главой предприятия, работником, обладающим правом на получение денег под отчет, и лицом, ответственным за исполнение распоряжения. Также реквизиты указа следует зафиксировать в специальном учетном журнале.

    clubtk.ru

    Образец положения о подотчетных лицах

    Обратимся к законодательству

    При составлении положения стоит учитывать следующие законодательные акты:

    • Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У (ред. от 19.06.2017) «О порядке ведения кассовых операций»;
    • ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402;
    • приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н «Об утверждении плана бухгалтерских счетов».
    • Зачем нужно положение о подотчете

      Положение о подотчете является внутренним документом компании. Оно определяет порядок расчетов с подотчетниками (т. е. с сотрудниками организации, трудящимися на основе постоянного трудового договора или состоящих с предприятием в гражданско-правовых отношениях, имеющими право на получение от работодателя денег для осуществления расходов, связанных с нуждами фирмы). Следование указанным в положении правилам позволяет контролировать движение средств, быть уверенным в том, что деньги были израсходованы по назначению и правильно отражены в бухгалтерском учете.

      Что следует указать в положении

      Образец положения о подотчетных лицах 2018 должен содержать следующие пункты:

      1. Общие положения. Здесь следует указать цель создания документа, перечислить термины, встречающиеся в нем, перечислить нормативные акты, которые принимались во внимание при его составлении.
      2. Порядок выдачи денег. Здесь расписываем процедуру выдачи авансов. То есть кому из сотрудников, при каких условиях, на какой срок и на какие цели будут выдаваться деньги.
      3. Информация о порядке предоставления, проверки и утверждения авансовых отчетов (составленных по форме АО-1).
      4. Здесь же следует расписать порядок проверки авансового отчета и приложенных к нему чеков работниками бухгалтерии, а также сроки его рассмотрения.

        Образец положения о расчетах с подотчетными лицами

        Порядок выдачи средств подотчет

        Он состоит из несколько этапов.

        1. Просим работника написать заявление.

        Чтобы получить аванс, сотрудник должен составить заявление, в котором нужно указать:

      5. сумму аванса;
      6. на какие цели будут потрачены деньги;
      7. дату составления. Также с этой целью можно воспользоваться приказом директора (составляется в произвольной форме) или другим распорядительным документом компании (см. Указание ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У). Он должен содержать следующие сведения:
        • Ф.И.О. подотчетного лица;
        • регистрационный номер документа;
        • данные о сумме аванса;
        • информацию о сроке, на который выдаются деньги;
        • о назначении (не обязательно);
        • подпись директора и дата.
      8. 2. Проверяем наличие задолженности

        На этом этапе рекомендуется проверить наличие задолженности трудящегося по предыдущим авансам. Но даже если у него имеется непогашенная задолженность, это обстоятельство не может стать поводом для отказа в выдаче денег.

        3. Выдаем деньги

        На основании приказа или заявления, подписанного работодателем, кассир заполняет расходный кассовый ордер, в котором вписывает назначение аванса. Деньги работнику могут быть выданы:

      9. наличными;
      10. перечислены на корпоративную карту компании;
      11. перечислены на банковскую карту работника (см. письмо Минфина России от 25.08.14 № 03-11-11/42288).
      12. 4. Берем у работника авансовый отчет

        Следующий шаг — предоставление работником авансового отчета (с документами, подтверждающими затраты). Срок, на который предоставляются деньги, обозначается в заявлении сотрудника или в приказе.

        Согласно п. 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, трудящийся должен отчитаться не позднее трех рабочих дней по прошествии срока, на который были выданы деньги. Если срок возврата не установлен, отчет следует сдать в день получения денег. Указание на это имеется в письме ФНС России от 24.01.2005 № 04-1-02/704.

        5. Передаем отчет на проверку в бухгалтерию

        Сотрудник предоставляет бухгалтеру компании заполненный авансовый отчет. Бухгалтер принимает его и заполняет расписку о получении, которую отдает работнику. После этого он просматривает отчет и приложение к нему. Закончив проверку сведений, указанных работником, заполняет свою часть отчета. Далее он направляет документ главбуху на подпись, а тот, в свою очередь, — главе компании на утверждение.

        Приказ о выдаче подотчетных сумм

        Приказ о выдаче подотчетных сумм пишется в случае, когда необходимо выдать определенную денежную сумму одному из сотрудников предприятия.

        Что такое подотчетные суммы

        В понятие «подотчетная сумма» входит некое количество денег, которое бухгалтерия организации по распоряжению руководства передает ответственным лицам.

        Деньги могут предоставляться на самые разные цели:

      13. приобретение оргтехники и канцелярских принадлежностей, бытовых товаров
      14. оплату бензина
      15. командировочные расходы и т.д.
      16. Кому можно выдавать подотчетные суммы

        Обычно перечень работников, которым допускается выдача подотчетных сумм, указывается в соответствующем распоряжении. Это может быть бухгалтер, водитель, секретарь, завхоз и прочие работники, в обязанности которых среди прочего входит покупка необходимых товарно-материальных ценностей, а также те, кто регулярно ездит в служебные поездки.

        Для того, чтобы сотрудник предприятия мог получить необходимые средства, он должен написать специальное заявление, в котором указывается количество требуемых денег, их назначение и срок, в течение которого они будут потрачены.

        Следует отметить, что одним из важнейших условий выдачи денег под отчет является отсутствие долгов по прежним подотчетным суммам.

        Какую суммы можно выдавать под отчет

        Руководство каждой организации самостоятельно определяет, кому, сколько и для решения каких задач выделять денег.

        Однако надо помнить, что существует порог максимально допустимой суммы, которой представитель одного юр.лица может рассчитываться с работником другого юр.лица – это 100 тыс. рублей (с течением времени этот лимит может меняться).

        Отчетность по потраченным деньгам

        После того, как подотчетные средства будут потрачены, лицо, производившее затраты, должно отчитаться перед бухгалтерией.

        Сделать это нужно не позднее чем через три дня после того дня, который указан крайним для использования денег.

        Для этого к отчету о расходах должны быть прикреплены следующие документы:

      17. квитанции;
      18. товарные и кассовые чеки;
      19. проездные билеты;
      20. прочие, подтверждающие оплату бланки.
      21. Затем все документы надлежащим образом проверяются бухгалтером.

        Кто формирует приказ

        Высшие должностные лица в организациях редко самостоятельно занимаются созданием разного рода бумаг. Обычно эту функцию выполняют либо секретари, либо руководители структурных подразделений, либо юристы – в зависимости от того, какой именно бланк нужно сформировать.

        Приказ о подотчетных суммах обычно пишется с подачи отдела бухгалтерии либо в самом отделе, либо в секретариате.

        Кто подписывает приказ о выдаче подотчетных сумм

        Вне зависимости от того, кто именно занят в составлении бланка, приказ в обязательном порядке должен быть подписан директором предприятия.

        Связано это с тем, что любые приказы всегда формируются от его имени (или от лица сотрудника, временно исполняющего его обязанности).

        Кроме того, под документом должны расписаться и все работники, в нем указанные. Так они зафиксируют то, что ознакомились с распоряжением и готовы к его выполнению.

        На что опираться при создании приказа

        Приказы, издаваемые на предприятии, всегда должны на чем-то базироваться. Под этим понимается основание и обоснование, которые обязательно должны присутствовать в каждом начальственном распоряжении.

        В качестве основания применяется статья закона (и конкретные его пункты), которая имеет прямое отношение к издаваемому приказу или же ссылка на внутренний документ предприятия (акт, служебную или докладную записку, какое-то положение в учетной политике и т.д.). Обоснование – это фактический повод для создания распоряжения.

        Форма документа

        На сегодняшний день к приказам, выпускаемым внутри коммерческих организаций, строгих требований не предъявляется. Это обозначает то, что писать их можно в свободном виде. Исключение составляют те ситуации, когда на предприятии есть свой разработанный стандарт документа – в таких случаях распоряжение директора нужно писать по его типу.

        Формат документа

        Приказ допустимо делать как в рукописном, так и в печатном формате – это никакого значения в определении роли законности его статуса не имеет. Единственный момент, на котором стоит заострить внимание: электронный бланк надо обязательно распечатать – для простановки подписей, без которых документ не станет действительным.

        Надо ли регистрировать приказ о выдаче подотчетных сумм

        Любое издаваемое в компании распоряжение нужно обязательно зафиксировать в специальном учетном журнале, который, как правило, находится у секретаря или иного работника, отвечающего за регистрацию такого рода бланков. Нужно это для того, чтобы обозначить сам факт создания приказа, а также для того, чтобы в дальнейшем при надобности документ легко можно было найти. В журнале достаточно указать название приказа, номер и дату его составления.

        Правила по хранению, сроки

        Все приказы, издаваемые в компании, подлежат обязательному хранению. Длительность этого периода определяется либо правилами учетной политики, установленной внутри компании, либо законодательством РФ.

        После того, как данный срок окончится, приказ можно либо передать в архив, либо уничтожить (с соблюдением процедуры, также указанной в законодательстве).

        Образец приказа о выдаче подотчетных сумм

        Если вы прочли все вышеизложенное, значит перед вами стоит задача по формированию приказа о выдаче подотчетных сумм, с которым вы прежде не сталкивались. Ниже находится пример документа, на основе которого вам без труда удастся составить собственное распоряжение.

        Вначале бланка напишите:

      22. его номер, дату, место составления.
      23. После этого переходите к основному блоку. Тут укажите:

      24. обоснование и основание для создания приказа;
      25. максимальный размер сумм;
      26. работников, которые имеют право получать в кассе необходимые денежные средства;
      27. В заключение соберите подписи всех сотрудников, которые указаны в документе.

        Это интересно:

        • В конституции рф названы права свободы и обязанности гражданина В конституции рф названы права свободы и обязанности гражданина Конституция была принята 12 декабря 1993 года и вступила в силу 25 декабря 1993 года. Конституция России – это правовой акт, закрепляющий основы ее конституционного строя; правовой статус человека и гражданина; основные […]
        • Отзывы пенсионеров о индексации пенсий 2018 г Медведев Д.А. подписал постановление об индексации социальных пенсий с 1 апреля 2018 г. Cегодня постараемся разобрать наиболее актуальные вопросы, волнующие пенсионеров, как наиболее социально-экономически незащищенную группу населения. На основании какого правового документа […]
        • Закон об газовом оружии Закон об газовом оружии Газовый пистолет Собственно насобиралась куча вопросов по поводу газового оружия в Украине. Первый и самый главный вопрос - с какого возраста граждане Украины имеют право приобретать газовое оружие? Дело в том, что в приказе 622 об "газовиках" упоминаний нет (ну […]
        • Правила страхование либерти ДМС страхование в «Либерти Страхование» АО «Либерти Страхование» осуществляет свою деятельность с 1993 года. Компания предлагает широкий спектр страховых услуг, в числе которых программы ДМС страхования. Преимущества оформления ДМС в «Либерти Страхование» По итогам 2015 года компания […]
        • Привычное место пребывания Что такое прописка? Официально понятия «прописка» не существует уже более 20 лет. Но термин по-прежнему используется, как привычный для большей части населения. Вместо прописки с 1993 года в России существует институт регистрации. Он имеет иной, принципиально отличный от советской […]
        • Закон внутриобъектовый и пропускной режим Законодательная база Российской Федерации Бесплатная консультация Федеральное законодательство Главная ПРИКАЗ ФАС РФ от 20.01.98 N 22 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ И ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ПОЛОЖЕНИЯ О ПРОПУСКНОМ И ВНУТРИОБЪЕКТОВОМ РЕЖИМЕ В АЭРОПОРТАХ, АВИАПРЕДПРИЯТИЯХ, ОРГАНИЗАЦИЯХ И УЧРЕЖДЕНИЯХ […]
        • Рассчитать пенсию сотрудника уфсин Пенсия сотрудников ФСИН Сотрудниками Федеральной службы исполнения наказаний (ФСИН) являются лица, работающие в органах и учреждениях служб исполнения наказаний в субъектах Российской Федерации. Также к данной Федеральной службе относятся исправительные учреждения, инспекции, учебные […]
        • Право граждан на судебную жалобу Судебная жалоба Закон РФ от 27 апреля 1993г «Об обжаловании в суд действий и решений, нарушающих права и свободы граждан» ГПК РФ; АПК РФ; ФКЗ от 21 июля 1994г. «О Конституционном Суде РФ», законы субъектов РФ, ФКЗ от 26 февраля 1997н. «Об Уполномоченном по правам человека в РФ» (ст. 15 – […]