Правила ведения документации логопеда

admin

Единые требования к ведению документации учителя-логопеда в мдоу

Единые требования к ведению документации

учителя-логопеда в МДОУ
Разработаны творческой группой логопедов в январе 2012 г.
Для успешной результативной работы логопеду необходимо владеть умениями правильно и грамотно вести документацию. Это позволит эффективно и рационально планировать ход коррекционного обучения с учётом речевых нарушений детей, их психофизиологических особенностей, чётко фиксировать этапы логопедического сопровождения. Основная документация логопеда должна включать:

  1. Журнал регистрации детей, занимающихся у логопеда
  2. Дети, зачисленные в логопедические группы или на логопункт, обязательно регистрируются в журнале учёта, который ведётся каждым логопедом отдельно. (форма № 1; «Логопедическая работа в специальном детском саду» Т.Е. Филичева, Н.А. Чиркина, М.: Просвещение , 1987)
    2. Журнал первичного обследования речи детей МДОУ

    Ежегодно в учреждении обследуются дети с целью выявления нуждающихся в логопедической помощи, в медицинском обследовании или лечении. Результаты обследования записываются в журнал первичного обследования речи детей МДОУ. Дети с недоразвитием речи средней, старшей и подготовительной групп направляются на ПМПк для комплектования логопедических групп или логопункта. Дети младшего возраста с грубым речевым недоразвитием, с анамалиями прикуса, короткой подъязычной связкой, и заиканием вместе с родителями приглашаются к логопеду для консультирования, направления к специалистам для обследования и лечения.
    3. Речевые карты

    Речевая карта № 1 – для детей с ОНР, речевая карта № 2 – для детей с ФФН.

    (Форма составления речевой карты выбирается логопедом. Примерные образцы см. в приложении № 1)

    Речевые карты заполняются логопедом на каждого ребёнка в течение сентября месяца по результатам логопедического обследования. В карту вносятся ошибки и недочёты, допущенные детьми при выполнении заданий. Обязательно записываются образцы речи с её лексико-грамматическими и фонетическими ошибками. К речевой карте должны быть приложены:

    — педагогическая характеристика, которая составляется воспитателем группы, которую посещал ребёнок до поступления в логопедическую группу или на логопункт. (План составления характеристики указан в программе «Коррекция речевых нарушений» М.: Просвещение 2010, стр. 12-13);

    — справка (выписка из м/карты) с заключениями психоневролога, окулиста и отоларинголога.

    По окончании обследования, в речевой карте формулируется логопедическое заключение в соответствии с рекомендациями по логопедической диагностике (см. приложение № 2) и составляется перспективный план индивидуальной работы с ребёнком на период обучения.

    В конце учебного года в речевой карте необходимо указать итог логопедической работы: какие нарушения ещё имеют место, какие стороны речевого процесса требуют закрепления или уточнения.

    3. Сводные таблицы диагностики речи детей логопедической группы или логопункта (форма составления таблиц выбирается логопедом)
    3. Годовой план

    К началу учебного года логопед составляет годовой план работы, в котором предусматриваются следующие разделы:

    1. Обследование речи детей. Заполнение речевых карт, оформление документации.

    2. Комплектование групп и подгрупп, составление расписания логопедических занятий.

    3. Направления, задачи и основное содержание коррекционной работы по разделам, в соответствии с направлениями работы.

    4. Взаимодействие в работе учителя-логопеда

    — с воспитателями групп (логопедических и обычных);

    со специалистами образовательного учреждения (психолог, музыкальный руководитель, руководитель ИЗО, инструктор по физической культуре и т.д.).

    Работа с родителями (родительские собрания, консультации для родителей,
    открытые логопедические занятия, оформление уголков и стендов и т.д.)

    5. Мероприятия по улучшению оснащенности логопедического кабинета учебно-методическими пособиями, дидактическим и наглядным материалом и т. д.

    6. Повышение квалификации учителя-логопеда (посещение курсов, методических объединений, конференций; вопросы самообразования, аттестация и т.д.)

    Годовой план заверяется администрацией и хранится у логопеда.
    4. Перспективные планы коррекционной работы

    Составляются на учебный год (квартал, месяц). Если учитель-логопед занимается с детьми одного возраста и с одинаковыми речевыми нарушениями — составляется один перспек­тивный план; если логопед занимается с детьми, имеющими разные речевые нарушения или посещающими разные возрастные группы — перспективные планы составляются на каждую подгруппу детей.
    5. Календарно-тематический план фронтальных занятий

    Составляется на основе программы, по которой работает логопедическая группа. В нём указывается месяц, неделя, тема и количество занятий по данной теме.
    6. Расписание занятий на неделю

    После проведения всестороннего обследования речи детей составляется расписание занятий, в котором отражаются все виды логопедических занятий (фронтальные, подгрупповые, индивидуальные). Расписание меняется по мере необходимости (при речевой динамики или изменении состава подгрупп).

    7. План ежедневной работы логопеда

    На титульном листе плана указывается номер МДОУ, учебный год и фамилия логопеда. План можно вести в виде журнала, в котором есть графы: — дата; — фамилия, имя ребёнка; — форма занятия (индивидуальное, подгрупповое, фронтальное); — краткое содержание занятия;

    В плане указываются все виды работ, которые проводятся логопедом в данный день (обследование речи детей, заполнение речевых карт, проведение диагностики, оформление логопедических уголков или буклетов, проведение консультаций, выступление на родительских собраниях, на педсоветах, участие в развлечениях, утренниках, посещение методических объединений и т.д.)

    8. Планы фронтальных занятий

    Составление планов на каждое фронтальное занятие обязательно. В плане указывается тема и цель занятия, оборудование и примерный его ход.
    9. Тетрадь посещаемости логопедических занятий

    В тетради посещаемости указывается весь список детей логопедической группы или логопункта. Значком «н» отмечаются дети, которые отсутствовали в данный день. Если ребёнок длительное время не посещает детский сад, рекомендуется указывать причину пропусков.
    10. Индивидуальные тетради детей

    Индивидуальные тетради заводятся логопедом на каждого ребенка. В них записывается дата проведения занятия, примерное его содержание. Тетради красочно оформляются (с участием родителей и воспитателей). На выходные дни они могут выдаваться родителям для выполнения заданий дома, а в обычные дни по этим тетрадям с детьми занимается воспитатель (по указанию логопеда).
    7. Тетрадь для вечерних занятий воспитателя

    (форма ведения тетради выбирается логопедом).

    В тетради записываются задания логопеда и анализ работы, проведенной воспитателем. При анализе указывается, насколько успешно усвоен материал детьми, какие трудности встретились при выполнении заданий. Все виды заданий должны быть хорошо знакомы детям. Это могут быть отдельные артикуляцион­ные упражнения, повторение текстов и упражнений, отработанных ранее с логопедом, упражнения по развитию внимания, памяти, фонематического слуха, формированию лексико-грамматической стороны речи и т.д. Тетрадь заполняется логопедом не реже 1 раза в неделю. Воспитатели ведут учёт проведённой работы. В вечерние занятия не должны включаться упражнения по постановке звуков.

    9. Паспорт логопедического кабинета

    Составляется независимо от того, имеется или нет отдельный кабинет у логопеда. Включает в себя перечисление всего, что находится у логопеда:

    • оборудование;
    • наглядные, учебные и методические пособия;
    • учебники и методическая литература;
    • дидактические игры и тренажёры

    Может быть представлен в виде схем, таблиц, рисунков по разделам или по центрам (зависит от творчества логопеда).
    9. Годовой отчёт о работе учителя-логопеда

    Это отчёт об эффективности работы логопеда за год, который предоставляется в комитет образования города. Отчет заверяется администрацией дошкольного учреждения. Один экземпляр остается у логопеда.

    Лучше составлять отчет в виде таблицы. К нему прилагается текстовой отчёт, в котором учитель-логопед рассказывает о выполнении им пунктов плана методической работы на учебный год.

    Наличие основных видов документации является обязательным условием работы логопеда; правильность её ведения оценивается администрацией учреждения, инспекторами и методистами и является одним из решающих моментов при определении квалификационной категории (разряда) логопеда.

    Статья из журнала «Педагогическое обозрение»

    ноябрь 2004 г.
    Комитет образования, науки и молодёжной политики Администрации Читинской области предлагает к использованию в работе по логопедическому сопровождению детей с речевыми нарушениями рекомендации, подготовленные Центром коррекционной педагогики Читинского института повышения квалификации работников образования. Данные рекомендации отражают современные подходы к проблеме диагностики речевых нарушений, одобрены областной творческой группой логопедов, сотрудниками областного Центра медико-социального сопровождения детей «Дар» и общим собранием ассоциации дефектологов Читинской области.

    Председатель КОПОН и МП

    Т.К. Клименко
    Рекомендации по логопедической диагностике

    детей дошкольного и школьного возраста

    Диагностика речевых нарушений остаётся одной из актуальных про­блем в логопедии. Сложность фор­мулировки логопедических заключе­ний обусловлена рядом причин:

    — во-первых, несовпадение во взглядах исследователей (проблемы теоретических подходов);

    — во-вторых, несоответствие рече­вых заключений с требованиями логопедической науки (проблемы практического характера).

    Современное состояние логопе­дической диагностики характеризу­ется рядом негативных тенденций, среди которых можно отметить сле­дующие:

    1. При обследовании детей с ре­чевой патологией педагоги исполь­зуют технологически не отработан­ные методы диагностики. Результа­ты не отражают реальной картины речевого развития ребенка, следо­вательно, не могут повысить каче­ство логопедического воздействия.
    2. Традиционные логопедичес­кие классификации подменяются классификация- ми клиническими, медицинскими, развёрнутыми и описательными, которые не ориентиро­ваны на решение практических задач.
    3. Речевые группы комплекту­ются без учёта данных логопедичес­кой диагностики, тем самым не осу­ществляется полноценная дифференцированная коррекционно-логопедическая работа.
    4. В логопедии существуют две тра­диционные классификации наруше­ний речи: психолого-педагогичес­кая и клинико-педагогическая. Ука­занные классификации рассматри­вают речевые расстройства в различ­ных аспектах. Вместе с тем, данные этих классификаций дополняют друг друга и служат общим задачам, в пер­вую очередь осуществлению систем­ного, дифференцированного логопе­дического воздействия с учётом симптоматики и механизмов нару­шений.

      Для коррекционно-логопедической работы важны оба критерия логопедической диагностики: симптомологический и клинико-педагогический. Это, в свою очередь, определяет ряд требований к результа­там обследования детей с речевой патологией, в том числе:

      1. Логопедическая диагностика должна рассматриваться в рамках существующих в логопедии классифи­каций: психолого-педагогической и клинико-педагогической.
      2. Логопедическое заключение необходимо формулировать с учё­том пересечения этих двух классифи­каций.
      3. При формулировке заключе­ния следует учитывать поэтапность обследования: от определения сим­птоматики речевых расстройств, выявления нарушенных компонен­тов к уточнению механизмов и структуры речевых расстройств.
      4. В логопедическом заключении рекомендуется указать характер нарушений речи на основе психоло­го-педагогической классификации, учитывающей нарушенные компонен­ты речи и степень нарушения в рам­ках клинико-педагогической класси­фикации, раскрывающей механизмы, формы и виды речевых расстройств, а именно:

        * Фонетические нарушения (ФН) нарушения произношения отдельных звуков. Отмечаются нарушения фоне­тической стороны речи (звукопроизношение, просодика) в комплексе или отдельными компонентами фонети­ческого строя речи (по клинико-педагогической классификации — это раз­личные виды простых неосложнён­ных дислалий, единичные случаи легких форм ринолалии и дизарт­рии, нарушения голоса);

        * Фонетико-фонематическое не­доразвитие речи (ФФН) — нарушение процессов формирования произно­сительной системы родного языка вследствие дефектов восприятия и произношения фонем (по клинико-педагогической классификации — это дислалии, негрубые формы дизарт­рии, ринолалии; у школьников — дисграфии и дислексии);

        * Общее недоразвитие речи — сложное речевое расстройство, при котором наруше-но формирование всех компонентов речевой системы, относящихся к звуковой и смысловой стороне. Подразделяется на четыре уровня в зависимости от степени сформированности речевых средств:

        IV уровень — нерезко выражен­ные остаточные проявления лексико-грамматического и фонетико-фонематического недоразвития речи;

        III уровень — развёрнутая речь с элементами фонетико-фонематического и лексико-грамматического недоразвития;

        II уровень — начало общеупотре­бительной речи;

        I уровень — отсутствие общеупот­ребительной речи (по клинико-педагогической классификации — это алалии, выраженные дизартрии и рино­лалии, заикание при комбинирован­ном дефекте; у школьников — дисграфии и дислексии);

        * Заикание — нарушение коммуни­кативной функции речи при правиль­но сформировавшихся средствах общения (по клинико-педагогической классификации — это невротичес­кое или неврозоподобное наруше­ние темпа, ритма и плавности речи по клоническому, тоническому или смешанному типу).

        При определении логопедичес­кого заключения на ребёнка с интел­лектуальной недостаточностью для обозначения состояния речи ум­ственно отсталых детей и детей с за­держкой психического развития церебрально-органического генеза рекомендуется корректно указывать состояние речи этих детей, используя следующую формулировку: «недораз­витие речи» при интеллектуальном нарушении, так как термин «общее недоразвитие речи» ограничен следу­ющими параметрами: нормальным биологическим слухом и сохранными предпосылками интеллектуального развития.

        Для обозначения несформированности речи как системы у детей с задержкой психического развития рекомендуются следующие форму­лировки логопедического заключе­ния:

        — Системное недоразвитие речи при задержке психического развития.

        — Недоразвитие речи при задерж­ке психического развития.

        — Системное недоразвитие речи при умственной отсталости.

        — Недоразвитие речи (лёгкой, сред­ней, тяжёлой) степени при умственной отсталости.

        При определении характера речевого нарушения у детей школь­ного возраста рекомендуются те же формулировки логопедического заключения, что и для дошкольников. В случаях, когда у школьников име­ются нарушения чтения и письма, в логопедическом заключении после определения вида нарушений устной речи вписывается форма дислексии и/или дисграфии.

        Примерные формулировки ло­гопедического заключения при об­следовании дошкольников:

        • Общее недоразвитие речи (I уро­вень). Моторная алалия.
        • Общее недоразвитие речи (I уро­вень). Сенсорная алалия.
        • Общее недоразвитие речи (I уро­вень). Стёртая псевдобульбарная дизартрия.
        • Общее недоразвитие речи (I уровень). Моторная алалия, заикание.
        • Общее недоразвитие речи (I уро­вень). Сенсомоторная алалия.
        • Общее недоразвитие речи (II уро­вень). Моторная алалия.
        • Общее недоразвитие речи (II уро­вень). Стертая псевдобульбарная дизартрия.
        • Общее недоразвитие речи (II уро­вень). Моторная алалия, заикание.
        • Общее недоразвитие речи (III уро­вень). Выход из моторной алалии.
        • Общее недоразвитие речи (III уро­вень). Открытая органическая ринолалия.
        • Общее недоразвитие речи (IV уро­вень). Выход из моторной алалии.
        • Общее недоразвитие речи (IVуро­вень). Стёртая псевдобульбарная дизартрия.
        • • Фонетико-фонематическое нарушение речи. Полиморфная дислалия.

          • Фонетическое нарушение речи. Мономорфная дислалия.

          • Фонетическое нарушение речи. Открытая органическая ринолалия и т.п.

          Примерные формулировки ло­гопедического заключения при об­следовании школьников:

          • Общее недоразвитие речи (III уро­вень). Выход из моторной алалии. Фонематическая дислексия, дисграфия на почве нарушения языкового
          анализа и синтеза.

          • Фонетико-фонематическое нару­шение речи. Полиморфная функци­ональная дислалия. Оптическая дисграфия.
          • Общее недоразвитие речи (IV уро­вень). Стёртая псевдобульбарная дизартрия. Дисграфия на почве нару­шения языкового анализа и синтеза, аграмматическая дисграфия и т.п.
          • Примерные формулировки ло­гопедического заключения при об­следовании школьников с интел­лектуальными нарушениями

            • Системное недоразвитие речи при задержке психического развития церебрально-органического генеза; стёртая форма псевдобульбарной дизартрии. Сложная форма дисграфии.

            • Фонетико-фонематическое недо­развитие при задержке психического развития. Дисграфия на почве наруше­ния языкового анализа и синтеза.

            • Недоразвитие речи лёгкой сте­пени при умственной отсталости; Аграмматическая дисграфия и дис­лексия.
            • Системное недоразвитие речи средней степени при умственной отсталости. Оптическая дисграфия.
            • Более подробно информацию по данной проблеме Вы можете найти в списке литературы, публи­куемом ниже.
              1. Игнатьева С.А., Блинков Ю.А. Логопедическая реабилитация детей с отклонениями в развитии: Учеб. пособие для студ. высш. учеб, заведений. — М.; Гуманит. изд. центр ВЛАДОС, 2004. — с. 43-49.

              2. Логопедия: Учеб. для студ. дефектол. фак. пед. высш. учеб. заведений / Под ред. Л.С. Волковой, С.Н. Шаховской. — 3-е изд., перераб. и доп. — М,: Гуманит. изд. центр ВЛАДОС, 2002. — с. 55-67; 596-599. (Коррекционная педагогика),

              3. Логопедическая работа с дош­кольниками: Учеб. пособие для студ. высш. пед. учеб, заведений /Г.Р. Шашкина. Л.П. Зернова, И.А. Зимина. — М.: Издательс­кий центр «Академия». 2003. — с. 12-21.

              1. Методические рекомендации по логопедической диагностике. Сост. Р.Е. Лалаева в сборнике «Диагностика нарушений речи у детей и организация логопедичес­кой работы в условиях дошколь­ного образовательного учрежде­ния»: Сб. методических реко­мендаций. — с. 5-14. — СПб.: ДЕТСТВО-ПРЕСС, 2001. — (РГПУ им. А.И. Герцена).
              2. Филичева Т.Е. «Четвёртый уровень недоразвития речи». — Логопедия. Методическое насле­дие: Пособие для логопедов и студ. дефектол. фак. пед. вузов / Под ред. Л.С. Волковой: — кн. V: Фонетико-фонематическое и об­щее недоразвитие речи у детей с сенсорной и интеллектуальной недостаточностью. — с. 181-186. — М.: Гуманит. изд. Центр ВЛАДОС, 2003.. — (Библиотека учителя-дефектолога)
              3. Стребелева Е.А.,Чиркина Г.В. Консулътация. — Дефектология, 2004, № 5. — с. 87.

              Григорьева О.Б., зав. ЦКП ЧЧИПКРО

              Исполнитель Петрова Е.Т., методист ЦКП ЧИПКРО

              filling-form.ru

              Ведение медицинской документации: требования к бланкам, обязанности администрации, советы врачам

              Ведение медицинской документации требует соблюдения правил, изложенных в инструкциях к заполнению форм, а также методической работы среди сотрудников со стороны администрации медучреждения. Как организовать работу с документами на уровне всего ЛПУ, читайте в статье.

              Із цієї статті ви дізнаєтеся

              Оформление медицинской документации

              Правила ведения медицинской документации допускают изменение дизайн-макета медицинских форм, утвержденных Приказом Министерства здравоохранения № 110 от 14.02.2012, в соответствии с потребностями медицинского учреждения. Главным условием является сохранение порядка расположения граф и их названия, а вот саму форму и вид полей можно адаптировать к потребностям специалистов учреждения.

              Прежде всего это касается таких форм:

              • Карта пациента, выбывшего из стационара (форма 066/о)

              Итак, если для персонала медицинского учреждения утвержденные бланки форм неудобны в работе, то заведение может заказать изготовление бланков по собственному образцу. В этих формах можно менять размер и количество граф, а также уменьшать или увеличивать количество страниц. Это зависит от того, сколько информации нужно вносить в эту форму.

              Читайте: » Лікарська помилка: види, основні причини, відповідальність медичних працівників»

              Роль администрации ЛПУ в организации ведения медицинской документации

              Руководство медучреждения отыгрывает важнейшую роль в организации правильного ведения ведение медицинской учетно-отчетной документации подчиненными, поэтому на него возлагаются такие функции:

              • Разработка и утверждение инструкции по делопроизводству, которая бы отражала специфику работы конкретного учреждения, желательно с приложенными к ней образцами оформления медицинских форм.
              • Разработка номенклатуры дел учреждения в соответствии с его специализацией. Ведь медицинская учетная документация санитарно-профилактических учреждений, лабораторий ЛПУ, стационаров ЛПУ, поликлиник (амбулаторий) будет иметь свои особенности и по документообороту, и по перечню форм первичной учетной документации.
              • Оптимизация документооборота за счет сокращения пути прохождения различных видов документов, что возможно ща счет четкого распределения функций между структурными подразделениями учреждения.
                • Сокращение внутренней переписки и обеспечение компьютерами рабочих мест ответственных лиц, для введения системы учета документов в электронном виде. Это позволит ускорить операции по обработке документации и четко распределить функциональные обязанности между медперсоналом.
                • Читайте: » Е-декларування в медицині 2017: враховуємо нововведення»

                • Разработка схемы документооборота для медучреждения, в частности маршрутных и технологических карт на основную документацию для определения: через каких именно исполнителей проходят определенные группы документов; в какой последовательности происходит движение документов по структурным подразделениям учреждения; какие технологические операции осуществляет с документом каждый конкретный исполнитель.
                • Контроль заполнения, хранения и перемещения медицинской документации с помощью журналов учета и организации специальной контрольной картотеки. В картотеку вкладывают карточки на документы, которые нужно заполнить (ознакомиться, оформить т.д.) в течение следующего месяца. В контрольной картотеке карточки размещают соответственно важности и срочности каждого из документов.
                • Организация сотрудничества с кабинетом медицинской статистики (если таковой имеется в учреждении).
                • Ежемесячное определение уровня загруженности работников по работе с документацией. Это позволит определить периоды года, когда этот процесс наиболее интенсивен и спланировать рабочее время медицинских сестер, равномерно распределив нагрузку.
                • Создание на основании анализа входящей документации базы данных организаций и лиц, с которыми медицинское учреждение ведет активную переписку с расположением их названий и фамилий в алфавитном порядке, а также созданием на компьютере папки с типовыми формами часто используемых документов с уже введенными реквизитами, стандартной формулировкой текста.
                • Читайте: » Как заполнять форму № 004/о — Температурный лист»

                  Ведение медицинской документации: рекомендации для врачей

                  Заполняя медицинскую форму, врач может записывать только те данные, которые понадобятся в последующем обслуживании пациента: лечении или наблюдении. Также вносят информацию о состоянии здоровья пациента, которая нужна для обмена между медицинскими работниками амбулаторно-поликлинических и стационарных учреждений.

                  Данные можно вносить как печатным способом, так и от руки. Но при этом важен разборчивый почерк, точное указание дат и заверение подписью или печатью всех записей (в зависимости от требований в инструкции).

                  NB! Согласно пункту 27 инструкции по заполнению медицинской документации, в медицинскую карту стационарного больного можно вносить только те данные о пациенте, которые необходимы для его последующего обслуживания. Частота этих записей также зависит от клинической необходимости.

                  www.medsprava.com.ua

                  Правила ведения деловой документации (стр. 1 из 2)

                  ПРАВИЛА ВЕДЕНИЯ ДЕЛОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

                  Эффективная деятельность аппарата управления неразрывно связана с правильной организацией работы с документами. Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с информационными источниками, подготовкой и принятием решений, не обходится без документирования — процесса создания, исполнения и оформления документов.

                  С документацией связана деятельность всех работников аппарата управления: от технических исполнителей до руководителей всех звеньев. Одни создают документы, другие обеспечивают их оформление и передачу, третьи — руководствуются этими документами и на их основе принимают решения. С каждым документом в аппарате проводится большая работа по составлению, перепечатке, считке, учету (регистрации), сортировке, хранению, поиску, переработке содержащейся информации (различные виды вычислений и т.п.), копированию, переносу сведений, транспортировке внутри и вне аппарата, по получению и передаче различных данных и т.д.

                  Понятие «документ» определено Государственным стандартом РФ на терминологию делопроизводства и архивного дела. Оно обязательно для применения в документации всех видов: в учебниках, учебных пособиях, технической и справочной литературе.

                  Документ — средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Таким образом, понятие «документ » производно от понимания информации как сведений. Сведения содержат информацию о каких-то событиях, которые они отражают.

                  В повседневной работе учреждений создаются документы по различным вопросам производственной, хозяйственной, финансовой и общественной деятельности. Это приказы, решения, письма, акты, договоры, протоколы, заявления, телеграммы, справки и др. Документы, которые составляются на предприятиях, принято называть корреспонденцией.

                  Совокупность работ, связанных с созданием документов, их регистрацией, классификацией, движением, учетом и хранением, называется делопроизводством.

                  От правильной организации делопроизводства во многом зависит успех работы предприятия. Делопроизводство на предприятиях и в учреждениях ведется на основе Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), основные положения которой утверждены Постановлением Государственного комитета Совета Министров РФ.

                  Организация работы с документами – это задача делопроизводства. По определению делопроизводство (документационное обеспечение управления) – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

                  Из определения следует, что в делопроизводстве выделяется два достаточно самостоятельных аспекта: создание документов и организация работы с документами. Первая часть охватывает все виды работ, которые связаны с подготовкой документов, их составлением и оформлением, вторая – работу с уже созданными документами.

                  Система делопроизводства в организации

                  Говорить о существовании в организации системы делопроизводства возможно в том случае, если:

                  — организован документооборот, то есть движение документов с момента их создания или поступления в организацию до завершения исполнения и/или отправки или передачи в дело на хранение;

                  — налажена система регистрации и учета документов (поступающих, внутренних, исходящих);

                  — исполненные документы помещаются на хранение в дела в соответствии с номенклатурой дел.

                  Хотя, безусловно, это далеко не все, что необходимо для эффективной организации работы с документами. Можно сказать, что это тот минимальный комплекс элементов, который позволяет говорить о наличии делопроизводства в организации.

                  В документационном обеспечении организация документооборота – один из важнейших участков деятельности.

                  Документооборот охватывает всю последовательность перемещений документов в аппарате управления, в ходе которых осуществляются операции по приему, передаче, рассмотрению, подготовке, оформлению и отправке документов. Рационально организованный документооборот обеспечивает оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени.

                  В основе организации документооборота лежит несколько правил, или принципов, которые должны строго соблюдаться:

                  1. Централизация операций по приему и отправке документов. Это означает, что все документы, которые поступают в организацию, независимо от способа доставки, и документы, которые отправляются из организации (за исключением документов, поступающих и передаваемых по факсу и электронной почте и касающихся исключительно компетенции подразделений), должны обрабатываться в одном подразделении – службе делопроизводства (секретарем).

                  2. Исключение необоснованных возвратных движений при прохождении документа. В процессе документооборота документы могут возвращаться в инстанцию, через которую они уже проходили, только в том случае, если это обусловлено деловой необходимостью (например, на этапе подписания документа руководителем документ дважды проходит через секретаря руководителя).

                  3. Организация предварительного рассмотрения поступивших документов до передачи их на резолюцию. Предварительное рассмотрение позволяет выделить из всей массы документов, поступивших в организацию, те документы, которые в силу своей важности и значимости для организации должны быть рассмотрены руководителем. Остальные документы, минуя руководителя, направляются на рассмотрение заместителям руководителя и в подразделения, если руководители подразделений наделены соответствующей компетенцией.

                  4. Однократность регистрации документов, поступивших в организацию и отправляемых из организации. Это означает, что документ, поступивший в службу ДОУ и предназначенный для рассмотрения руководителем или его заместителями, регистрируется в службе ДОУ и, поступая после рассмотрения руководителем в подразделение, повторно там не регистрируется. И, соответственно, документ, непосредственно поступивший в подразделение, регистрируется только в подразделении. Иначе можно сказать, что документ живет в организации под одним регистрационным номером, присвоенным ему в службе ДОУ или в подразделении.

                  5. Вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения. Вынесение резолюций – функция руководителя, но и секретарь может в определенной степени повлиять на этот процесс. Секретарю необходимо знать, что резолюция должна быть конкретной, а ее формулировка должна быть такой, чтобы у исполнителя не возникало вопросов о том, какая цель поставлена перед ним руководителем при рассмотрении документа.

                  6. Устранение необоснованных согласований, организация параллельного согласования, сокращение времени на согласование документа.

                  7. Делегирование руководителем права подписывать документы заместителям руководителя и руководителям структурных подразделений. «Снижение» уровня подписания документов сокращает маршрут, а следовательно, и время движения документов в ходе исполнения.

                  8. Выполнение технических операций по обработке и передаче документов техническим персоналом, творческих операций – специалистами и руководителями.

                  9. Разделение документов, включенных в документооборот организации, на документопотоки. Как правило, выделяется три документопотока: поступающие (входящие) документы, отправляемые (исходящие) и внутренние документы.

                  10. Выделение в массиве поступающих документов так называемых нерегистрируемых документов. Нерегистрируемые документы – это документы, не требующие исполнения и использования в справочных целях (письма-приглашения, поздравления, рекламные издания и т.п.). У этих документов самый короткий маршрут в организации, они сразу передаются в соответствующие подразделения.

                  Создание системы регистрации

                  Создание системы регистрации – еще одна составляющая делопроизводства. Для решения вопроса о том, как организовать регистрацию документов, нужно, прежде всего, ответить на несколько вопросов:

                  1. Кто из руководства организации имеет право подписывать исходящие документы (корреспонденцию)? На этот вопрос может быть несколько ответов:

                  — всю исходящую корреспонденцию подписывает руководитель организации;

                  — исходящую корреспонденцию подписывает руководитель организации, а также заместители руководителя организации в соответствии с предоставленной им компетенцией;

                  — исходящую корреспонденцию подписывает руководитель организации, заместители руководителя организации в соответствии с предоставленной им компетенцией, а также руководители структурных подразделений по направлениям деятельности подразделений.

                  2. Кто из руководства организации может считаться первой инстанцией рассмотрения входящей корреспонденции? Здесь также может быть несколько вариантов ответа:

                  — всю поступающую корреспонденцию рассматривает руководитель организации и, соответственно, только он выносит резолюции, определяющие дальнейшее движение документов;

                  — поступающую корреспонденцию имеют право рассматривать, кроме руководителя, его заместители по тем вопросам, решение которых находится в их компетенции;

                  — кроме руководителя и его заместителей поступающую корреспонденцию могут непосредственно рассматривать руководители подразделений, соответственно, только по тем вопросам, по которым они имеют право принимать самостоятельные решения.

                  Если право подписывать документы имеет только руководитель организации или руководитель и его заместители, регистрация документов (входящих и исходящих), безусловно, должна быть сосредоточена в службе делопроизводства. Если этим правом также наделены руководители подразделений, может быть два варианта организации регистрации: первый – регистрация всех документов сосредоточена в службе делопроизводства (как и в предыдущем случае), второй – регистрация документов, проходящих через руководство, осуществляется в службе делопроизводства, документы, поступающие в подразделения и исходящие из подразделений, регистрируются в подразделениях. Такой вариант регистрации документов, как правило, характерен для крупных организаций, а также для территориально обособленных подразделений организации.

                  mirznanii.com

                  Это интересно:

                  • Вычет по подоходному налогу на строительство Имущественный вычет по подоходному налогу Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте. Добрый день! Подскажите, пожалуйста по документам, которые работник должен предоставить в бухгалтерию для применения ему имущественного вычета по подоходному налогу […]
                  • Залог имущественный прав это Залог имущественный прав это Субсидирование % ставки будет до 01.01.2017 года. Постановление Правительства РФ от 29.02.2016 N 150. Уровень инфляции: 2016 г. - 5,38% 2016 г. - 2,52% Прожиточный минимум: 9786 руб. МРОТ составляет 8700 рублей. Крупному бизнесу Залог имущественных прав на […]
                  • Лабораторная работа проверка основного закона динамики вращательного движения Проверка основного закона вращательного движения на маятнике Обербека (лабораторная работа) Страницы работы МИНИСТЕРСТВО АГРАРНОЙ ПОЛИТИКИ УКРАИНЫ КЕРЧЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ МОРСКОЙ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ к выполнению лабораторной работы № 1.6 Проверка основного закона […]
                  • Правила начисления за одн Меньше – можно, больше – нет: Минстрой разъяснил порядок начисления ОДН по нормативам По словам замминистра строительства и ЖКХ Андрея Чибиса, цель переноса ОДН в жилищную услугу – защита собственников от некорректного и непрозрачного начисления коммунальных платежей. Корректность […]
                  • Нотариус чернявский оВ Нотариус Бурова Ольга Викторовна г. Екатеринбург Министерство Юстиции Российской Федерации Нотариус Бурова Ольга Викторовна Лицензия на право нотариальной деятельности № 006235 от 21 ноября 1994 года г. Екатеринбург ул. Куйбышева 44 офис 805 Центр международной торговли Екатеринбурга […]
                  • Экспертиза документов бти Уральское БТИ Вентиляция Уральское БТИ: ООО «Уральское Бюро Технической Инвентаризации» является аккредитованным предприятием в сфере проведения работ по технической инвентаризации, а также сопутствующих кадастровых, топографо-геодезических и юридических работ и услуг. Техническая […]
                  • Методы мотивации поощрение и наказание Тематические семинары «Поощрение и наказание — методы нематериальной мотивации персонала» Дата и время19 июня 201809:45-14:30 Место проведенияУчебный центр «КомпасЛидера», Санкт-Петербург Заневский проспект, д. 30, корпус 2, аудитория №118 Стоимость участияОбычная цена: 5100 […]
                  • Заполнить заявление на высшую категорию Образец заполнения заявления на первую и высшую квалификационные категории ОБРАЗЕЦ заполнения заявления на первую и высшую квалификационные категории Соколовой Татьяны Петровны учителя русского языка МОУ «СОШ № 8» Волжского района г. Саратова Прошу аттестовать меня в 2013 году на […]