Заявление о возмещении денежных средств к авансовому отчету

admin

Готовая инструкция для подотчетника

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РАБОТНИКА

Если работник не отчитается в срок по подотчетным суммам, то в течение месяца можно удержать их из его зарплаты по распоряжению руководител я ст. 137 ТК РФ .

Подотчетные лица не всегда приносят в бухгалтерию идеальный пакет оправдательных документов по истраченным ими суммам. Отсюда проблемы с признанием расходов для целей налога на прибыль и применением вычетов по НДС. Чтобы минимизировать ошибки, подотчетников лучше вооружить письменной инструкцией о том, какие документы надо собрать при приобретении товаров (работ, услуг) либо при иных подотчетных тратах и как эти документы должны быть оформлены.

Получение подотчетных сумм

Чтобы получить деньги под отчет, работник должен написать заявление, завизировать его у руководителя, а затем принести в бухгалтери ю п. 4.4 Положения, утв. ЦБ 12.10.2011 № 373-П . Выглядеть оно может, например, так.

Директору ООО «Промсервис»
Иванову Д.В.
от помощника бухгалтера
Куликова Е.А.

Выдать под отчет
3000 рублей на срок 10 дней
02.04.2012

Прошу выдать под отчет денежные средства в размере 3000 руб. на покупку канцелярских товаров.

Е.А. Куликов

Пример инструкции для подотчетника

Приведем готовый образец инструкции. В нем вы увидите ссылки на нормативные правовые акты — это для вашего удобства. Дублировать их в ваш вариант инструкции не обязательно.

Утверждено приказом № 4 от 11.01.2012

ИНСТРУКЦИЯ
для подотчетных лиц

1. ПОРЯДОК ПОЛУЧЕНИЯ ДЕНЕГ В КАССЕ

1.1. Для получения наличных денег в ООО «Промсервис» в подотчет работник пишет заявление на имя руководителя с указанием целей их расходования, визирует его у руководителя и приносит в бухгалтерию.

1.2. Командированному сотруднику деньги выдаются в подотчет на время командировки, в остальных случаях подотчетные суммы предоставляются на срок 10 дней. Срок, на который выдаются наличные деньги, устанавливаете вы сам и ст. 22 ТК РФ; п. 4.4 Положения, утв. ЦБ 12.10.2011 № 373-П . Никаких ограничений в законодательстве нет. Это может быть 1 день, месяц или более продолжительный период Если в течение этого времени подотчетные суммы не израсходованы, они должны быть возвращены в кассу организации.

1.3. Получить деньги под отчет можно лишь при условии полного погашения (задолженности) по ранее полученному авансу.

1.4. При отсутствии наличных денег в кассе сотрудники с разрешения руководителя могут использовать для приобретения товаров (работ, услуг) в интересах организации личные деньги с последующей их компенсацией по заявлению работника.

2. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К РАСХОДОВАНИЮ ДЕНЕГ

2.1. Деньги под отчет могут выдаваться работнику на любые цели, связанные с деятельностью ООО «Промсервис».

2.2. Подотчетные суммы должны расходоваться строго по назначению: лишь на те цели, на которые они были выданы (а в случае траты собственных средств — на заранее оговоренные с руководителем нужды). В противном случае руководитель вправе не утвердить авансовый отчет работника и нецелевые покупки не будут компенсированы работнику.

2.3. Максимальная сумма покупки у организации или у предпринимателя за наличный расчет не должна превышать 100 000 руб. по одному договор у п. 1 Указания ЦБ от 20.06.2007 № 1843-У .

2.4. Все расходы работник должен подтвердить оправдательными документами. При отсутствии подтверждающих документов авансовый отчет не будет утвержден руководителем.

3. РАСХОДЫ, ВОЗМЕЩАЕМЫЕ КОМАНДИРОВАННЫМ РАБОТНИКАМ

3.1. В случае служебной командировки работнику возмещаются расходы:

1) на проезд к месту командировки и обратно (в том числе на оплату белья в поездах, провоз багажа, страхование пассажиров на транспорте);

2) на проживание в гостинице (наем жилого помещения);

3) иные расходы работника, связанные с командировкой и произведенные с ведома руководителя (на оплату услуг по оформлению загранпаспорта, по оформлению виз, обязательной медицинской страховки, иные обязательные сборы и платежи).

3.2. За дни командировки в пределах территории РФ работнику выплачиваются суточные в размере 700 руб. в день, за пределами территории РФ — в размере 2500 руб. в день. Условие о размере суточных за дни командировки можно прописать в положении о командировках или ином локальном нормативном акте

4. ВОЗМЕЩАЕМЫЕ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ

4.1. При организации и проведении встреч и переговоров с представителями других организаций возмещаются расходы:

1) на питание официальных лиц во время этих мероприятий, в том числе на алкогольные напитки;

2) на доставку официальных лиц транспортом к месту проведения мероприятия и обратно;

3) на оплату услуг переводчиков.

5. ТРЕБОВАНИЯ К ОПРАВДАТЕЛЬНЫМ ДОКУМЕНТАМ

5.1. Перечень оправдательных документов, представляемых работнико м ст. 2, п. 1 ст. 5 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ :

1) при покупке в розничном магазине — кассовый чек и товарный чек (если в кассовом чеке нет перечня купленных товаров). Если в кассовом чеке выделен НДС, то потребуйте у продавца еще и счет-фактуру (следует иметь в виду, что продавец может его выдать, но не обязан);

2) при покупке в розничном магазине, не имеющем ККТ, — любой документ об оплате с перечнем товаров (например, товарный чек, квитанция и т. п.). Потребуйте у продавца написать на этом документе причину неиспользования ККТ (например, в связи с применением ЕНВД);

3) при оплате услуг (почтовые услуги, проезд в общественном транспорте, проживание в гостинице и т. п.) — кассовый чек, акт об оказании услуг или бланк строгой отчетности (БСО);

4) при покупке товаров (работ, услуг) у оптового продавца — кассовый чек, товарная накладная (акт об оказании услуг или выполнении работ), счет-фактура (если в чеке, накладной или акте выделен НДС), корешок доверенности на получение ТМЦ по форме № М-2 (если она оформлялась);

5) при внесении предоплаты за товары (работы, услуги) — кассовый чек и счет-фактура на аванс (если в чеке выделен НДС);

6) при покупке товаров (работ, услуг) у физлица-непредпринимателя (например, в случае найма жилого помещения во время командировки) — договор и расписка физлица в получении денег;

7) при обмене валюты — справка о покупке или продаже валюты;

8) при внесении оплаты организации или предпринимателю, не связанной с расчетами за товары, работы или услуги (к примеру, поручено вернуть заем другой организации, внести пожертвование, уплатить членские взносы в СРО), — квитанция к приходному кассовому ордеру (ПКО).

5.2. Оправдательные документы, прилагаемые работником к авансовому отчету, должны быть оформлены следующим образом.

glavkniga.ru

Возмещения личных расходов сотруднику

Вопрос-ответ по теме

Добрый, день! Вопрос о подотчетных суммах. Обычно у нас авансовые отчеты на директора оформляются. В июле сотрудник со своей карты покупал канцтовары. Нужно ли приказ или оформить авансовый отчет?

Скачать готовую памятку по 6-НДФЛ за II кв. от ФНС

Срочно! Минтруд ввел новые доплаты для работников

Если сотрудник оплатил канцтовары со своих денежных средств, тогда авансовый отчет составлять не нужно. Для возмещения личных расходов сотруднику нужно написать заявление и приложить к нему подтверждающие покупку документы (кассовые чеки, накладные). На основании приказа возместите данные расходы. Так же рекомендуем оформить общий приказ по фирме, регламентирующий порядок возмещения подобных затрат (срок возврата денег, максимальную сумму покупки и пр.)

В случае перечисления подотчетных средств на карту сотрудника, он должен отчитаться за полученные средства в авансовом отчете. К авансовому отчету нужно приложить документы, подтверждающие оплату зарплатной картой.

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

1.Как компенсировать расходы сотруднику, если он приобрел товары для организации за свой счет

Сотрудник может приобрести для организации необходимые товары (работы, услуги) за счет личных средств. В этом случае авансовый отчет можно не оформлять, так как этот документ обязаны составлять лишь те сотрудники, которым были выданы деньги организации (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Для возмещения личных расходов сотруднику нужно написать заявление и приложить к нему подтверждающие покупку документы (кассовые чеки, накладные, бланки строгой отчетности, проездные документы и т. д.).

2. Можно ли перечислить подотчетные деньги на ту же банковскую карту, на которую перечисляется зарплата сотрудника

Представители Минфина и Казначейства России придерживаются мнения, что денежные средства можно перечислять на зарплатные карты сотрудников в целях:
– оплаты командировочных расходов;
– компенсации документально подтвержденных расходов.

Для этого в учетной политике организации предусмотрите такой порядок расчета с подотчетными лицами. Например, пропишите, что «все расчеты по подотчетным суммам проводятся либо через кассу, либо с использованием зарплатных карт сотрудников». Кроме того, в платежном поручении укажите, что перечисляемые средства являются подотчетными.

Сотрудник, в свою очередь, должен предоставить в организацию заявление о перечислении подотчетных сумм на его зарплатную банковскую карту и указать реквизиты для перечисления. А затем приложить к авансовому отчету документы, подтверждающие оплату зарплатной картой.

Аналогичные разъяснения приведены в письме Минфина России от 25 августа 2014 г. № 03-11-11/42288 и в совместном письме от 10 сентября 2013 г. Минфина России № 02-03-10/37209 и Казначейства России № 42-7.4-05/5.2-554. Хоть последнее письмо и адресовано бюджетным учреждениям, сделанные в нем выводы актуальны для коммерческих организаций.

Некоторые арбитражные суды также не отрицают возможность выдачи подотчетных денежных средств на банковскую карту сотрудника. Например, в постановлении от 11 февраля 2008 г. № А52-174/2007 ФАС Северо-Западного округа указал, что организация правомерно перечислила на зарплатный счет сотрудника подотчетные денежные средства. Эта операция была подтверждена приказом руководителя (в нем была зафиксирована возможность выдавать подотчетные суммы своим сотрудникам путем их перечисления на банковские карты).

Внимание! Узнайте, примут ли ваши 4-ФСС, 6-НДФЛ, РСВ за 2 квартал. Это бесплатно и займет не более минуты вашего времени

Стоит отметить, что в унифицированном бланке авансового отчета предусмотрена только одна форма выдачи подотчетных сумм – наличными деньгами. Такое же мнение было высказано Банком России в письме от 18 декабря 2006 г. № 36-3/2408. В то же время в письме от 24 декабря 2008 г. № 14-27/513 Банк России при комментировании расчетов по командировкам указал на то, что вопрос о возможности использования банковских карт для расчетов по подотчетным суммам не относится к его компетенции. Ранее выпущенное письмо при этом отменено не было. Поэтому организация должна самостоятельно принять решение, руководствоваться ей этим письмом или нет.

Кроме того, организация вправе применять самостоятельно разработанную форму авансового отчета, предусмотрев в ней иные способы выдачи денег, а не только наличными.

Таким образом, организация вправе перечислить подотчетные деньги на ту же банковскую карту, на которую перечисляется зарплата сотрудника, при условии, что это предусмотрено учетной политикой. Вместе с тем, если бухгалтер хочет полностью обезопасить себя от лишних споров с контролирующими ведомствами, по возможности все расчеты по подотчетным суммам проводите через кассу.

В любом случае ответственности за перечисление подотчетных денег сотрудника на ту же банковскую карту, на которую перечисляется его зарплата, не установлено. К числу кассовых нарушений (нарушения порядка работы с наличными деньгами и ведения кассовых операций) перечисление подотчетных сумм на зарплатную карту не относится (ст. 15.1 КоАП РФ).

Из статьи журнала «Упрощенка» № 1, Январь 2014

Работник купил материалы за свой счет и ему нужно компенсировать расходы

Частые ошибки, которые находят налоговики в 6-НДФЛ

В таблице ниже собраны ошибки, из-за которых придется подавать уточненный расчет 6-НДФЛ. Если исправите эти ошибки прежде, чем их найдут налоговые инспекторы, избежите штрафа по статье 126.1 НК РФ.

Полную таблицу со всеми ошибками и 100 решений для заполнения 6-НДФЛ за полугодие найдете в курсе Отчетность в Школе.

www.zarplata-online.ru

Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета

Отправить на почту

Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчет хотя бы раз имело место практически в каждой организации, поскольку иногда возникает срочная необходимость в покупке какого-либо товара для нужд компании, а времени на получение аванса нет. В этой статье мы расскажем об особенностях таких операций, их оформлении и сравним их с теми, когда в подотчет деньги выдавались.

Когда оформляется авансовый отчет?

Согласно п. 6.3 указания Банка России о ведении кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У авансовый отчет составляется в случае, когда сотруднику на покупку чего-либо для нужд фирмы были выданы деньги заранее под отчет. Выдача денег должна происходить на основании расходного кассового ордера, который составляется при наличии заявления от подотчетника, одобренного руководителем или на основании распорядительного документа (приказа, распоряжения) руководителя компании (или ИП). В заявлении (или распорядительном документе) должны быть указаны сумма и срок использования денежных средств.

Авансовый отчет, в свою очередь, подается сотрудником в бухгалтерию в период 3 дней после крайней даты срока. Далее проводится его проверка и утверждение руководителем.

Сколько времени нужно хранить авансовые отчеты, узнайте здесь.

Таким образом, если сотрудник сначала купил товар, а потом потребовал возмещения расходов, оформлять авансовый отчет в качестве оправдательного документа некорректно, поскольку этого сотрудника уже нельзя назвать подотчетным лицом.

Также отметим, что сотрудник может использовать личные средства для оплаты каких-либо покупок, в которых нуждается компания, а также имеет право на возмещение этих расходов, поскольку в законодательстве не имеется запретов на подобные операции. Но важно корректно оформить такие взаимоотношения документально.

Как оформить возмещение расходов сотруднику и избежать налоговых рисков?

Начнем с того, что в организации должно иметься общее распоряжение о возможности совершения таких покупок сотрудниками. Это может быть приказ, в котором указаны лица или должности, которые могут совершать покупки от лица организации. Или можно включить такой пункт в учетную политику, кадровую политику или политику обращения денежных средств. В этих же внутренних актах можно описать и правила документооборота для ситуации, являющейся темой статьи. Эти правила организация устанавливает самостоятельно. Ниже мы дадим некоторые рекомендации, которые могут помочь при выборе оформления операции возмещения расходов сотруднику без подотчета.

Поскольку при покупке товара за собственные средства для рабочих целей сотрудник, можно сказать, выступает от имени организации, то в соответствии с п. 1 ст. 183 ГК РФ необходимо составить документы, которыми будет закреплено, что организация одобрила такую сделку. Такими документами могут быть:

  1. Заявление работника о возмещении расходов, одобренное руководителем.
  2. Отчет об израсходованных средствах с прикрепленными к нему документами на покупку и оплату (товарный чек, накладная, счет-фактура и т. д.).
  3. Приказ от имени руководителя о возмещении расходов сотрудника.
  4. Шаблоны этих документов организация должна разработать собственными силами (п. 4 ст. 9 закона №402-ФЗ).

    Также хорошим способом избежать придирок налоговиков в части входящего НДС, признания расходов по налогу на прибыль может быть дополнительное оформление доверенностей ряду сотрудников на внезапные покупки от имени организации. Для дорогостоящих покупок стоит позаботиться о том, чтобы продавец на основании доверенности выписал первичные документы на имя организации, а не сотрудника.

    О содержании и структуре доверенности по ф. М-2 узнайте здесь.

    Однако чаще всего спонтанные покупки для рабочих нужд сотрудники делают на небольшие суммы. Это могут быть канцтовары, какие-то расходные материалы для бытовых нужд, оплата мелких хозяйственных услуг. Поэтому налоговые риски в этих случаях чаще всего несущественны. Чтобы не провоцировать вопросы налоговых органов, стоит избегать подобных ситуаций и заботиться о выдаче денежных средств сотрудникам под отчет заранее.

    Кроме того, под внимание проверяющих может попасть и сам сотрудник, ведь у них может возникнуть желание признать компенсацию расходов доходом физического лица. Однако это неправомерно, поскольку сотрудник не имеет при свершении такой операции никакой экономической выгоды. Письмо Минфина РФ от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65 подтверждает тот факт, что компенсация денег, которые сотрудник потратил для нужд организации, не влечет возникновения налоговой базы для НДФЛ.

    О вопросах, интересующих налоговые органы при проверке расчетов с подотчетниками, читайте в статье «Налоговая проверка расчетов с подотчетными лицами (нюансы)».

    Возмещение расходов по командировке

    Также часто возникают ситуации, когда сотрудник направляется в командировку без выдачи подотчетных сумм, а по возвращении получает возмещение своих расходов. В таком случае мы придерживаемся той же стратегии, то есть не считаем такого сотрудника подотчетным лицом, и отчитываться он должен не по авансовому отчету, а по указанному в предыдущей части статьи отчету об израсходованных средствах. Так, в п. 26 положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, говорится об авансовом отчете как о документе, подтверждающем использование денег, выданных заранее до поездки. Кстати, не стоит забывать о включении в отчет суточных за каждый день командировки. Возмещение суточных гарантирует ст. 168 ТК РФ. К отчету об израсходованных средствах прикладывается заявление на возмещение расходов, далее издается приказ руководителя на возмещение.

    В настоящее время все унифицированные формы не являются обязательными (п. 4 ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Для составления формы отчета об израсходованных средствах можно модифицировать форму авансового отчета АО-1.

    Ограничения по возмещению расходов сотрудникам

    В силу п. 2 указания Банка России «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У выручка организации, полученная наличными в кассу, может быть потрачена только на определенные нужды:

  5. социальные выплаты и зарплата;
  6. выплата страховых возмещений;
  7. на личные нужды ИП;
  8. оплата товаров, работ, услуг;
  9. выдача денег под отчет;
  10. выдача денег за возвращенные товары, оплаченные наличными;
  11. выплаты банковским платежным агентом.
  12. Поэтому для возмещения расходов сотрудникам следует использовать иной источник денежных средств или специально снять деньги со счета либо перевести их на банковскую карту сотрудника.

    Схемы мошенничества по пластиковым картам и способы борьбы с ними описаны тут.

    Возмещения, о которых мы говорим в статье, не попадают под выдачу денег под отчет, поскольку, как уже было изложено ранее, деньги выдаются постфактум. Кроме того, пункт «Оплата товаров, работ, услуг» также не может быть применим, так как деньги отдаются не представителю поставщика.

    Рассмотрим также вопрос о лимитах расчетов наличными. Согласно п. 5 указания № 3073-У расчеты между физлицами и организациями могут осуществляться на любую сумму. Ограничение в 100 тыс. руб. вводится п. 6 этого же указания для юридических лиц и ИП. Однако когда мы говорим о взаимодействии сотрудника с юридическим лицом при покупке чего-либо для нужд работодателя, то сотрудник выступает представителем своей организации. Не зря мы упоминаем о доверенности как о документе, который может помочь избежать споров с налоговиками при принятии расходов для целей налога на прибыль, а также при вычете входящего НДС. Поэтому при совершении покупки от имени организации должен также соблюдаться лимит в 100 тыс. руб.

    Подробнее о том, какую сумму можно выдать под отчет, см. в этой статье.

    Бухучет возмещения расходов сотруднику

    После того как сотрудник получил одобрение расходов от руководителя и представил все оправдательные документы, операция должна быть отражена на счетах бухучета. Как уже было установлено выше, возмещение расходов при невыдаче аванса нельзя назвать расчетами с подотчетными лицами, поэтому счет 71 использовать не следует. В плане счетов, утвержденном приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н, следующим по порядку идет счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Его-то и предлагается использовать в описываемой ситуации:

    Дт 10, 20, 26, 44 Кт 73 — оприходованы товары, работы услуги, оплаченные сотрудником;

    Дт 19 Кт 73 — принят к учету входящий НДС;

    Дт 73 Кт 50 — возмещены из кассы понесенные сотрудником расходы.

    При организации учета подобных нестандартных операций следует принимать во внимание и их существенность. Если в организации было пару случаев покупки, например, канцтоваров без получения аванса и потраченная сумма незначительна, стоит задуматься, эквивалентна ли стоимость времени бухгалтера на организацию документооборота для этих операций сумме возможной ошибки. Если же, напротив, такие операции являются особенностью деятельности компании или их сумма значительна, то стоит придерживаться всех рекомендаций оформления, данных в нашей статье. Также хотим отметить, что сотрудникам лучше избегать покупок для нужд организации на собственные средства, дабы не было разногласий в части одобрения или неодобрения расходов руководством, а также для уверенности при налоговых проверках.

    Узнавайте первыми о важных налоговых изменениях

    nalog-nalog.ru

    Документы для возмещения генеральным директором — единственным учредителем расходов в интересах ООО

    Добрый день!
    Несколько дней читаю все схожие темы, но так и не нашёл окончательного ответа.

    ООО (ОСНО), Ген. директор — единственный учредитель, других работников нет.
    ООО зарегистрировал, начал деятельность, денег в фирме не было, тратил свои наличные и с кред. карты, с надеждой впоследствии компенсировать.

    Понимаю, сам виноват, что запустил, но по другому не получилось. Теперь пытаюсь разгребать, прошу подсказки:

    Изначально планировал так: Займ ->ПКО -> Заявление на подотчет -> РКО -> Авансовый отчет -> затем (как появятся деньги в кассе) выписываю РКО (возврат займа).
    Попробовал этот вариант — получается трудоёмко и «бумагоемко», т.к. множество операций за пол года накопилось по одной-две в день. Ну и разумеется всё это придется делать задним числом, со всеми вытекающими, поэтому этот вариант пытаюсь исключить, ищу альтернативу.

    Понравился вариант из темы «Как правильно оформить покупки, совершенные работником для организации, но за свой счет». Однако у меня ситуация, когда все «деяния» совершает только ген. дир., т.е. ситуация описанная в теме: «Доверенность для генерального директора на совершение покупок от имени организации» — т.о. доверенности быть не может.

    Пытаюсь воплотить это всё на бумаге и в «Бухгалтерии.Контур» (профи версия), но возникают вопросы, и не уверен, правильные ли док-ты я оформляю: (может быть что-то забыл, или наоборот Авансовый отчет ненужен?)

    Получается такая картина:
    1) Ген. дир. (т.е. я) купил за свои деньги товар/услугу.
    2) Пишу на своё же имя «Заявление на возмещение потраченных денежных средств», с приложением чеков.
    3) Заполняю «Авансовый отчет». Нужно это или нет, не могу понять, и вообще можно ли заполнять Авансовый отчет, если аванс не получал? Если нужно, то что писать в поле «Назначение аванса»? То на что были потрачены ещё не выданные деньги, или что-то вроде «Компенсация/возмещение»?
    4) Выписываю РКО. Что писать в поле «Основание»?

    На самом деле, это самый безопасный вариант!
    Для снижения трудоемкости советую не разбивать всё по одной покупке.
    В начале месяца — заём и выдача под отчет, в конце месяца авансовый отчет. Даже, если при этом какие-то копейки (рубли, тысячи рублей) остануться неизрасходованы (или, наоборот, перерасходаны), это совершенно нормальная ситуация (хуже, когда в начала месяца выдано копейка в копейку с авансовым отчетом в конце месяца — подозрительно. ). В следующем месяце снова берете заём и выдаете под отчет.

    Да, с юридической точки зрения там всё правильно. Но на практике к предлагаемым в статье вариантам прибегают немногие.
    В основном, практикуется вариант: купил — авансовый отчет — выдача «перерасхода по авансовому отчету» (когда появляются деньги, конечно). В большинстве случаев налоговики к такому варианту относятся благосклонно. Поскольку привыкли уже.
    Но риски этого варианта, описанные в статье, безусловно остаются.
    Как ни странно, но и описанные в статье способы иногда воспринимаются налоговиками с неприятием и возникают споры.
    Поэтому я в самом начале и написал, что вариант с займом — наиболее безопасный.

    Цитата (y4kydyk): Пытаюсь воплотить это всё на бумаге и в «Бухгалтерии.Контур» (профи версия), но возникают вопросы, и не уверен, правильные ли док-ты я оформляю: (может быть что-то забыл, или наоборот Авансовый отчет ненужен?)

    Я бы, честно говоря, поменял местами 2 и 3. Т.е. сначала авансовый отчет, а затем заявление. Или, еще лучше, вместе. И чеки, конечно, лучше к авансовому отчету прикладывать.
    Назначение аванса — приобретение того, что приобрели.
    Основание для РКО — «компенсация хозяйственных расходов»
    На самом деле, не важно точное название. Главное, чтобы была понятна суть операции.

    www.buhonline.ru

    Компенсация расходов по авансовому отчету

    Согласно нормам трудового законодательства, при применении сотрудником с согласия работодателя сотруднику производится компенсация расходов, связанных с использованием активов. В ситуации, когда работник применил свои личные деньги на выплату услуг, покупку товаров, но при этом не получил за это аванс, начальник компенсирует понесенные им затраты.

    Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

    +7 (812) 507-63-03 (Санкт-Петербург)

    Это быстро и бесплатно!

    Что это такое

    Отчет о применении средств, отпущенных на командировку, либо под отчет относится к сводным учетным бумагам. Данные бумаги показывают действия, которые записаны в первичных бумагах и соответственно со ст. 9 Закона от 16.07.99 г. № 996-XIV могут писаться для контроля и упорядочения анализа информации.

    Они обобщают показатели начальных бумаг, давая вероятность понизить число учетных записей на счетах. Начальными бумагами есть проездные билеты, счета за проживание во время командировки, накладные и т.д.

    Когда оформляется

    Авансовый отчет составляется в ситуации, когда работнику на приобретение чего-нибудь для необходимостей организации были выданы средства заранее под отчет. Средства должны выдаваться на основе расходного кассового ордера, который пишется при присутствии заявления от подотчетного, подтвержденного начальником.

    Заявление должно содержать сумму и период использования средств. Авансовый отчет отправляется работником в бухгалтерию в период трех дней после последней даты периода. Дальше он проверяется и утверждается начальником.

    Таким образом, если работник сначала приобрел товар, а потом запросил компенсации затрат, оформлять авансовый отчет отдельным документом неправильно, ведь этого работника уже нельзя называть подотчетной особой.

    Правила заполнения

    Нормы написания авансового отчета определены приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н. Согласно назначенному порядку, подотчетные особы приводят данные о себе на внешней стороне отчета и заполняют пункты 1-6 на обратной стороне о потраченных ими суммах с приложением бумаг, которые удостоверяют затраты.

    Бумаги, приложенные к отчету, нумеруются подотчетной особой в порядке их записи в бумаге.

    В бухгалтерии бюджетной организации авансовый отчет проверяется на правильность оформления и присутствие бумаг, которые подтверждают затраты, обоснованности затрат денег. На обратной стороне отчета прописываются пункты 7-10, которые содержат данные о затратах, принимаемых компанией к бухучету.

    Проверенные авансовые отчеты заверяет начальник компании. Суммы, оплаченные в зарубежной валюте, считаются как в зарубежной валюте, так и в эквиваленте рубля. Выплата суммы долга в зарубежной валюте подотчетными особами и отображение ее в отчете в рублевом эквиваленте делается по курсу ЦБ России.

    Как оформить возмещение расходов по авансовому отчету?

    Возмещение расходов по авансовому отчету оформляется при присутствии общего распоряжения о вероятности совершения таких приобретений сотрудниками. Это может быть приказ, в котором описаны особы либо посты, которые могут делать приобретения от лица компании.

    Либо можно включить подобный пункт в политику учета, кадровую политику либо политику обращения финансовых средств. В этих же внутренних актах можно прописать и правила оборота документов для компенсации расходов.

    Поскольку при приобретении товара за собственные деньги работник выступает от имени компании, то соответственно со ст. 183 ГК России нужно приложить документы, которыми будет закрепляться сделка.

    Ими могут быть:

  13. Заявление сотрудника о компенсации затрат, подтвержденное начальником.
  14. Отчет о потраченных деньгах с прикрепленными документами на приобретение и оплату.
  15. Приказ от имени начальника о компенсации затрат работника.
  16. Возмещение затраченных сотрудником средств делается после того, как проконтролированный кассиром отчет будет утвержден начальником организации. Предоставление необходимых бумаг важно не только для сотрудника, но и для начальника.

    Так как они являются основой для включения понесенных сотрудником затрат в состав издержек, которые будут учитываться при обложении налогами дохода организации.

    Если компания использует кассовый метод начисления затрат, то произведенные затраты учитываются по факту выплаты товаров и услуг. Впоследствии затраты учитываются в том отчетном времени, когда будет утвержден отчет по авансу.

    При наличии перерасхода сумма превышения считается в затратах организации лишь после того, как она будет оплачена сотруднику организации. Таким образом, если перерасход выдан после отчета по авансу, то издержки учитываются по факту оплаты средств сотруднику в определенном налоговом периоде.

    Но в рамках одного соглашения сумма произведенной работником оплаты не должна быть больше 100 тыс. руб. За вероятным увеличением лимита следит ответственная особа, назначенная начальником организации. Нарушение назначенного порядка может быть основанием для притягивания должностных лиц к ответственности административного характера.

    Хорошим вариантом избежать придирок налоговой службы в части НДС может быть дополнительное оформление доверенностей перечню работников на внезапные приобретения от имени компании. Для дорогих приобретений необходимо побеспокоиться о том, чтобы продавец на основе доверенности выписал начальные бумаги на имя компании, а не работника.

    Но часто спонтанные приобретения для рабочих необходимостей работники совершают на маленькие суммы. Это могут быть канцелярские товары, какие-то расходные материалы, оплата незначительных хозяйственных услуг. В таких ситуациях налоговые риски небольшие.

    Видео: Все нюансы

    На основе приказа о направлении подчиненного в командировку бухгалтерия производит расчет аванса. В приказе пишется назначение платежа. Сумма аванса считается исходя из настоящих потребностей, обусловленных периодом и местом командировки.

    Часто бывают случаи, когда работник едет в командировку без отпуска отчета по авансу, а при возвращении получает компенсацию своих затрат. В такой ситуации такой подчиненный не считается подотчетным лицом, и отчитываться он обязан не по авансовому отчету, а по отчету о потраченных средствах.

    Авансовый отчет – это документ, который заверяет использование средств, выданных до поездки.

    Нужно помнить о включении в отчет суточных за каждый день командировки. Компенсацию суточных обеспечивает ст. 168 ТК России. К отчету о потраченных деньгах нужно приложить заявление на компенсацию затрат, дальше выпускается приказ начальника на компенсацию.

    Скачать образец авансового отчета можно по ссылке:

    О дивидендах Башнефть в 2018 году. Подробнее тут.

    Сроки подачи

    Сроки сдачи авансовых отчетов назначаются локальным актом начальника. Строгих ограничений по данному поводу закон не содержит, но сроки должны быть разумными.

    Сроки подачи авансового отчета определяются зависимо от того, для чего выданы подотчетные средства:

  17. На командировочные расходы. Если под отчет выданы наличные – до конца пятого банковского дня, который следует за днем, когда работник закончил командировку. Если расчеты производились после снятия их с карты — до конца третьего банковского дня, который следует за днем, когда работник закончил командировку.
  18. Для исполнения производственно-хозяйственного поручения до конца пятого банковского дня, который следует за днем, когда работник закончил выполнение поручения.
  19. Если в кассе организации нет необходимой суммы, то стороны могут договориться об оплате средств по частям. При этом начальник должен помнить, что за не вовремя выполненные обязательства сотрудник может претендовать на компенсацию ущербов.

    Ограничения сотрудникам

    Соответственно с п. 2 указания Банка России «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У выручка компании, полученная наличными в кассу, может быть истрачена только на обусловленные нужды:

  20. Социальные оплаты и заработная плата.
  21. Оплата страховки.
  22. На персональные нужды частного предпринимателя.
  23. Оплата за товары, работы, услуги.
  24. Выдача средств под отчет.
  25. Выдача средств за отданные товары, которые оплачиваются наличными.
  26. Оплаты банковским платежным агентом.
  27. Поэтому для компенсации затрат работникам нужно использовать другой источник оплат либо намеренно снять финансовые средства со счета или перекинуть их на карту банка работника.

    Бухгалтерский учет

    После того как работник получил подтверждение затрат от начальника и принес все оправдательные бумаги, действие должно отражаться на счетах бухгалтерского учета.

    Компенсацию затрат при невыдаче аванса нельзя назвать расчетами с подотчетными особами, поэтому счет 71 применять не нужно.

    Ведь расчеты производятся с работниками по другим действиям. В данной ситуации используется счет 73 «Расчеты с персоналом по другим действиям».

    Здесь применяются такие проводки:

  28. Дт 10, 20, 26, 44 Кт 73 — оприходованы товары, работы услуги, уплаченные работником;
  29. Дт 19 Кт 73 — принят к учету входящий НДС;
  30. Дт 73 Кт 50 — компенсированы из кассы сделанные работником затраты.
  31. Когда будут дивиденды и известны даты закрытия реестров 2018 году? Ответ по ссылке.

    Что такое выплата дивидендов по акциям? Узнайте далее.

    • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
    • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.
    • Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

    • Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
    • Позвоните на горячую линию:
      • Москва и Область — +7 (499) 677-23-53
      • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 507-63-03
      • Регионы — 8 (800) 775-65-04

biznes-delo.ru

Это интересно:

  • Жнвлп закон Особенности закупки лекарственных препаратов, включенных в перечень ЖНВЛП В отличие от случаев закупки других товаров, работ и услуг законодатель всегда уделяет повышенное внимание закупке лекарственных препаратов, устанавливая для них особые требования и условия. В первую очередь это […]
  • Машинная команда судов Тема: Требуется экипаж с дипломами река-море Опции темы Требуется экипаж с дипломами река-море Для работы на пассажирском теплоходе в районе южной части Белого моря Беломорск-Соловки Требуется экипаж с дипломами река-море. Речные дипломы ком. состава не ниже 4гр судов […]
  • Штраф за ребенка без сидения Размер штрафа за перевозку ребенка на переднем сиденье без кресла: особенности транспортировки детей Как разобраться, можно или нельзя перевозить детей на переднем сиденье? Ведь в наше время многие пренебрегают этими правилами, даже водители такси часто не заботятся о правильной посадке […]
  • Штраф за ненадлежащие исполнение контракта Утвержден порядок определения размера штрафа за ненадлежащее исполнение заказчиком обязательств по контракту Установлены правила определения размера штрафа за ненадлежащее исполнение заказчиком обязательств, предусмотренных контрактом. Соответствующий документ разработан Минфином России […]
  • Гусе судебная экспертиза Гусе судебная экспертиза Государственный комитет судебных экспертиз Республики Беларусь Объективность. Честь. Отечество. Эксперты установили, что в крови погибшего в ДТП на ул. Долгобродской водителя выявлено 1,3 промилле алкоголя В Лунинце экспертным путем установлена […]
  • Штрафы за парковку официальный сайт Штрафы ГИБДД | Штраф за парковку 2017 Штраф за парковку в 2017. Как оплатить штраф за парковку с 50% скидкой. Можно ли оспорить штраф за парковку. Таблица штрафов за парковку в Москве и регионах России. Проверка и оплата штрафов ГИБДД Проверяем информацию о штрафах, пожалуйста, […]
  • Как самому рассчитать субсидию на оплату коммунальных услуг Компенсация за коммунальные услуги: как рассчитать субсидию на ЖКХ Субсидия на услуги ЖКХ является помощью для тех, кому достаточно сложно полностью оплачивать коммунальные платежи. Это помощь малоимущим, малообеспеченным, безработным и пенсионерам. Компенсацию получают в виде […]
  • Расписка на получение денег за аренду Как написать расписку за аренду квартиры: образец документа и правила оформления Взаиморасчеты за аренду жилья предполагают честность и порядочность, и порой требование нанимателя оформить расписку вызывает недоумение. Зачем нужна расписка, как правильно ее составить, имеет ли такой […]